Cómo empezar a gestionar tu local - III. Coste de Producto

En el primer artículo de esta serie "Cómo empezar a Gestionar tu local I - Incrementar Ventas" hablábamos de cómo podemos iniciar una metodología de gestión de un local de restauración de manera ordenada. Comentábamos que podemos marcarnos objetivos de dos tipos: bien objetivos destinados a subir ventas o bien objetivos destinados a controlar los costes. Y comentábamos en mayor profundidad los objetivos destinados a incrementar ventas. En el segundo artículo "II - Costes" hablaba sobre la importancia de tener un sistema informático adecuado y de cómo organizar los costes para que estos se pudieran analizar y fuera fácil hacer previsiones. En este tercer artículo comentaremos acerca del coste de producto.

La primera duda que se me viene a la cabeza al tratar de hacer un artículo sobre gestión de costes es a qué nivel hacerlo. El enfoque en gestión en el sector de restauración varía totalmente de un local a otro. Desde quien no hace ninguna actividad de gestión, y basa todo su negocio en la intuición y la cocina (en el sentido de preparar buenos platos, que gusten a sus comensales), y los locales, normalmente pertenecientes a unas pocas cadenas (especialmente las que gestionan locales propios) que tienen desarrollado un completo sistema de gestión en todos los apartados.

Automáticamente deberíamos preguntarnos, ¿por qué una gran cadena de restauración con locales propios (ojo, en franquicia no es lo mismo) se preocupa por tener un sistema de gestión de costes (y podríamos añadir, formación, auditoría, etc.)? ¿Les gusta tirar el dinero, entreteniéndose en cosas que no aportan valor?

La respuesta evidente es que NO les gusta tirar el dinero. Si gestionan es por dos razones básicas: porque es necesario y porque es rentable. Es decir se hace por dinero. Se invierte en gestión para obtener mayor rentabilidad. Claro que como toda inversión se puede hacer bien o mal, ser rentable o no serlo, pero eso ya es responsabilidad de cómo toma las decisiones la persona que invierte, no del hecho de invertir en sí.

De hecho la peor decisión con diferencia es no invertir en gestión. De gestionar adecuadamente los costes puede depender (y normalmente depende) TODA la rentabilidad del negocio. ¿De qué vale vender el doble (y trabajar y arriesgar el doble) si no controlamos que el beneficio crezca en consonancia? Y eso por no hablar de la inversión ya realizada en poner en marcha el local, que no son, ciertamente, "unos pocos euros…"

Las inversiones necesarias para gestionar un local son una parte muy mínima de las que se requieren para abrirlo y operarlo. No invertir en gestión es como invertir en una parrillería, poner y acondicionar el local con toda la maquinaria y el personal, y luego no querer invertir en parrillas porque son caras y nos dan trabajo. La verdad es que la gestión debería ser una parte consustancial del negocio, tan imprescindible como las neveras o los fogones. Si no lo consideramos así, la realidad es que estamos haciendo una inversión de muchos miles de euros en un local y luego, una vez abierto, esperamos que la suerte son acompañe… ¿no sería mejor jugar directamente a la primitiva o el euromillones, que requieren menos inversión y el premio es mucho mayor?

Dado que esta serie de artículos trata sobre "cómo empezar a gestionar", comenzaremos a un nivel muy básico, tratando de explicar qué y por qué.

El coste de producto, junto con el coste de labor o de personal, son normalmente los dos más importantes en la cuenta de explotación. Este coste va a depender de varios aspectos que tendremos que controlar:

• Lo que nos cuesta la materia prima.
• Lo que nos cuesta cada plato.
• Lo que perdemos al elaborarlo.
• El precio que le ponemos.

El punto más importante es lo que nos cuesta cada plato. Para calcularlo elaboramos lo que llamamos escandallos, que básicamente es una la lista de los ingredientes y cantidades que componen un plato, multiplicado por el precio de compra de cada uno de estos ingredientes. Sumamos lo que cuesta cada ingrediente y tenemos el coste del plato. En la realidad hay más cosas, como las mermas de la materia prima (una cebolla normalmente se pela y solo se aprovecha una parte, por ejemplo) o por preparación (no es lo mismo usar 100 gr de arroz crudo que cocido), etc. pero no vamos a entrar en ello ahora.

Tener los escandallos de nuestros productos de venta es la base de la gestión del coste de producto. Es una tarea larga al principio, pero que una vez hechos solo tendremos que actualizar cuando cambien los precios de compra (lo cual puede ser frecuente, como con los productos frescos), los cambiemos porque nos convenga, o bien incorporemos nuevos platos. Si hay que comenzar por algún sitio es por hacer los escandallos de los productos. De hecho, tener escandallos, deberíamos verlo una parte tan importante del local como tener cocina o cámaras frigoríficas. Pero vamos a suponer que ya tenemos hechos los escandallos (y si no es así, y haciendo una pausa publicitaria te recordaré que en Abc.Systems podemos ayudarte a hacerlos, o elaborarlos completamente nosotros). Con ellos, y dependiendo de que dispongas de un sistema informático adecuado podrás:

• Controlar tu margen, es decir lo que ganas con cada plato vendido (o tu coste, que es lo que te cuesta cada uno). Ello te permitirá fijar adecuadamente tu mix de precios (en unos artículos ganarás más y otros menos) y ver lo que puedes invertir en promociones con producto y si estas son rentables. Es decir te va a permitir establecer y analizar los resultados de tu estrategia de ventas.
• Calcular la diferencia entre lo que gastas y lo que deberías haber gastado. Tu sistema informático te podrá decir, por ejemplo, que en función de tu venta deberías haber gastado un kilo de carne y sin embargo has gastado 1,5 kilos, pongamos por caso. Multiplica este medio kilo por su precio y suma esta diferencia en todos los productos y te va a salir un montón de dinero. Mucho más del que te crees si no haces estos cálculos. Todo este producto que no aprovechas porque venía en factura pero no se recibió, porque se rompió, porque se utilizó demasiado producto al elaborar el plato, porque te lo robaron, porque no se marcó en el sistema informático y por tanto no se cobró, porque el cliente lo devolvió o lo anuló aunque ya estaba hecho, porque se caducó o estropeo y hubo que tirarlo, etc. etc. supone un importe muy importante en cualquier establecimiento, que si no se controla supondrán con seguridad una pérdida de varios puntos mensuales que van directamente… no se sabe dónde, pero no a tu bolsillo, que es donde deberían ir.
• Controlar lo que te cuesta cada artículo. Como marca la ley de 20/80, casi con seguridad tendrás un porcentaje de artículos que suponen el grueso de tu coste de producto, y controlando esos productos (para lo cual necesitas saber cuánto gastas), controlarás la mayor parte de tu coste en esta línea.
• Controlar tus precios de compra. Fruto del proceso de gestión tendrás mucho mayor control de los precios de compra, tanto para revisar sus variaciones, como para comparar en caso de cambio por otro de la competencia.
• Generar mayor responsabilidad en el trabajo por parte de todos los empleados. No hay nada que fomente más el desperdicio de producto (por múltiples vías) que el hecho de que cuando se produce nadie lo advierte. Y desengáñate, si no lo controlas no es que no lo tengas, es que no sabes cuando pasa… pero pasa. Aunque trabajes en la cocina y estés atento...

La lista podría ser mucho más larga, pero baste estos pocos puntos como ejemplo.

La pregunta que suele surgir a continuación es: "ya, lo que tú digas, pero hacer todo esto supone un montón de horas y dinero invertido del que no dispongo..." (no sé por qué estas preguntas siempre se hacen como afirmación). Veamos: grosso modo, para hacer esto vas a necesitar:

• Un sistema informático que te permita gestionar las compras (artículos, proveedores, facturas…), hacer inventarios, generar escandallos, y cruzar tus ventas estos para generar el coste ideal que deberías haber tenido en función de estas ventas, tanto por importe como por cantidad. Ciertamente un sistema de este tipo no va a ser el más barato del mercado, pero en absoluto tiene porqué ser el más caro. Dado que tendrás que poner un sistema informático, no es una cuestión de dinero, sino de elegir el que funcione.
• Una serie de horas para parametrizarlo, es decir meter los datos para que funcione, artículos escandallos y demás. También puedes añadir, si no dispones de ella, de una formación para que sepas qué estás haciendo. Toda la parametrización te la pueden/podemos hacer, al igual que contratar la formación para aprender que estás haciendo. Las horas para formarte pueden ser unas 15-20, depende de donde partas. Si sabes lo que se hace (y no es difícil), pueden ser ninguna. Los costes de poner en marcha el sistema informático varían mucho, pueden ser 0 si lo haces tú, o en torno a unos 1.000 € en un local normal. Lo cual, dentro de la inversión de ponerlo en marcha (que como digo es cómo se deben contemplar estos costes), no es nada.
• Una serie de horas para operarlo a la semana: hacer pedidos, meter albaranes, hacer y meter inventarios, actualizar proveedores, precios y escandallos, y administración varía. El tiempo que necesites a la semana va a depender de las facilidades que te dé el sistema informático, con unos es muy fácil mientras que con otros puede ser imposible. Vamos a poner que necesites unas 6-8 horas adicionales a lo que ya haces (muchas cosas ya las haces actualmente, solo que peor), y que la persona que hace este trabajo tiene un costes de 8-10 euros/hora, total la gestión te cuesta adicionalmente unos 60 € a la semana. Te aseguro que estas 6 u 8 horas te las vas a ahorrar por otro lado al tomar decisiones más rápidas (tienes información para tomarlas) y sobre todo ahorrando muchos de los problemas y tiempo que se gasta resolviendo cosas como roturas de stock cuando menos se espera, pedidos que se hacen eternos calculando a ojo cuanto se va a gastar, buscar cómo colocar productos recibidos que no caben, volver a hacer pedidos por ser el primero incorrecto, o bien reclamaciones, ir corriendo al súper cercano a buscar los productos más tontos que se han gastado y nadie sabe cómo, etc. etc. aparte de muchas de esas llamaditas por teléfono cuando ya has conseguido relajarte un rato y que sólo oírlas ya da un vuelco el corazón porque nos olemos un problema más…

Es decir, tener disponibilidad para gestionar es una parte mínima de la inversión necesaria para poner en marcha el local, pero tan necesaria como las parrillas en la parrillería y las horas que necesitas para gestionar las vas a ahorrar sobradamente por otros lados.

Pero vamos a suponer que ya tienes abierto el local y que no lograses ahorrar horas y tuvieses que invertir estas. Haz la siguiente cuenta: toma tu venta semanal (pongamos unos 15.000 €, y calcula el 4%. Son 600 €. Estos cuatro puntos es la diferencia mínima que vas a tener entre el coste ideal (lo que deberías haber gastado según los artículos vendidos) y el real en producto (lo que has gastado realmente), es decir, dinero que estás tirando a la basura. No vas a lograr ahorrar los 4 puntos (siempre habrá algo que se rompa o estropee), pero 2 o 3 es factible, es decir entre 240 (2 puntos de 15.000 son 300 euros, menos los 60 de las horas gastadas son 240 euros) y 390 euros semanales, o lo que es lo mismo entre 13.000 y 21.000 euros al año que actualmente estás tirando a la basura y que puedes conseguir que vayan a tu bolsillo. Evidentemente puedes, y debes, hacer las cuentas con tus propias ventas y costes por hora.

Así pues, y como conclusión para empezar a gestionar tus costes de producto puedes empezar a calcular tus escandallos. Solo con esto y sin invertir nada tendrás una información muy importante para tu negocio.