¿Qué Hace Falta para Gestionar?

Gestionar es el proceso que permite tomar decisiones informadas para minimizar el riesgo de decisiones equivocadas. La razón por la que es importante gestionar es muy sencilla: gestionar adecuadamente es la ÚNICA manera (legal y moralmente hablando) de mantener a lo largo del tiempo un negocio rentable, a la par de una vida personal equilibrada.

Negocio rentable y vida equilibrada son muy importantes: si no tienes una vida equilibrada, ¿de qué te va a valer ser el más rico del cementerio? Casi lo único bueno de ello es que al menos, la vida, se te va a hacer laaaaaaarga de narices. Y si no tienes un negocio rentable peor: te vas a pique y se acabó.

Es por ello, que conceptos como la rentabilidad y las ventas los tenemos muy presentes, pues entendemos que sin ellos no se puede tener un negocio próspero a menos que se disponga de una fuente de financiación infinita. Esto "casi nunca" es así y las personas normales tenemos que aprender a manejar nuestros recursos para conseguir nuestros objetivos, evitando, en la medida de lo posible, ser esclavos de nuestra propia empresa. Esto pone de manifiesto la importancia de gestionar bien nuestro negocio, no solo para tomar las decisiones correctas sino para minimizar las consecuencias de las incorrectas (que las habrá, aunque tratemos que sean las menos posibles) y las adversidades que puedan presentarse, ya sea por factores externos o internos.

El objetivo de una gestión eficaz es "ir por delante del negocio": planificar el futuro deseado y ejecutar un plan para conseguirlo. No basas tu trabajo en reaccionar a lo que pasa y confiar en que podrás resolverlo adecuadamente.… "Ir por delante del negocio" te permitirá:

• Prever con antelación los problemas que podemos tener en uno u otro ámbito, para ponerles solución antes de que aparezcan, lo cual suele ser mucho más sencillo que hacerlo una vez han aparecido,
• Saber ver con antelación las oportunidades que pueden surgir, para aprovecharlas antes que la competencia.

Sin embargo, eso no significa que "ir por delante del negocio" sea una tarea sencilla, por el contrario, en general hay diversos factores que lo hacen bastante complicado (y en ocasiones imposible). Pero no hacerlo supone:

• Por un lado gastar mucho más tiempo por la cantidad de problemas que se presentan y el tiempo dedicado a resolverlos. Esto es además como la calle que es cuesta arriba vayas en la dirección que vayas: si suben las ventas tienes más puntos en los que pueden surgir problemas, si bajan las ventas los problemas son más graves porque te quedas sin recursos para resolverlos.
• Supone gastar más tiempo y dinero porque nadie en su puesto hace lo que se supone que debería hacer: se compensan los faltantes con los puestos superiores, con un salario mayor, lo que impide rentabilizarlos.
• Supone mucha más dificultad para identificar las oportunidades que podrían hacernos avanzar más rápidamente, y lo que es peor, que la competencia las aproveche y obtenga una ventaja competitiva respecto a nosotros que puede ser determinante.
• Los tres puntos anteriores conducen a un mayor gasto de tiempo y dedicación a la empresa, no solo continuado en el tiempo, sino cada vez mayor, lo que impide tener un equilibrio entre la vida personal y profesional. Como este desequilibrio se hace cada vez mayor es cuestión de tiempo que la cosa reviente por algún lado: o por el lado financiero, con unas ventas o beneficios cada vez menores, o por el lado de la vida personal, reduciéndola a su mínima expresión: divorcios, no ver a los hijos, no disfrutar de tiempo libre, etc.

El negocio sin gestión

Para abordar la gestión de nuestro negocio con garantías de éxito debemos apoyarnos en cinco pilares fundamentales que, una vez interiorizados y convertidos en una parte inseparable de tu forma de ser, te facilitarán en gran medida la gestión diaria del mismo. Estos puntos o pilares son los siguientes:

Aunque a menudo se utilizan ambos términos de forma indistinta, cada uno tiene connotaciones y significados diferentes. La Consistencia se refiere a la capacidad de mantener un nivel constante de esfuerzo o comportamiento a lo largo del tiempo. La Perseverancia se refiere a la capacidad de continuar esforzándose hacia una meta o un propósito a pesar de las dificultades, obstáculos o desánimo. Y no te engañes, vas a necesitar de las dos: la necesidad de gestión es para toda la vida del negocio, y una vez que se interioriza, es una forma de vida, de trabajar… y por otro lado no faltarán dificultades en el camino, que tendrás que vadear… Sin adquirir el hábito de ser disciplinado (es decir, consistente y perseverante) en la gestión, no se puede mantener un negocio próspero a lo largo del tiempo. Si se pierde esta disciplina cualquier avance que se haya conseguido corre un alto riesgo de perderse en el momento que se pierda la inercia inicial.

Otro punto sumamente importante a este respecto es marcarse objetivos ambiciosos pero alcanzables. Ello permite, no solo entrenar la consistencia, sino que las metas conseguidas proporcionarán una sensación de logro que nos incitará a superarnos. Ser consistente permite cubrir las actividades diarias de las que depende el correcto funcionamiento de la empresa, al mismo tiempo que es la base para organizar todas las áreas de la corporación. Gracias a esa consecución diaria se aprende a realizar las tareas de forma rápida y fluida lo que disminuye los errores, y a su vez deja más espacio para aprovechar las oportunidades y/o detectar a tiempo los problemas.

En dirección de personas, eres tan bueno como lo sea tu equipo. Y la razón es sencilla: cuando diriges personas no eres tú solo el que consigue TUS objetivos; por muy bueno que seas, es el equipo. Cuando trabajas solo y las cosas dependen de ti, siempre puedes moverte más y más rápido si ves que no llegas a tus objetivos: trabajar más horas, formarte por tu cuenta, etc. Cuando se sube en el escalafón y se comienza a dirigir un equipo, tus objetivos estarán marcados para que los consiga un grupo de personas. Dependes de ellas. Si una o varias de ellas no están a la altura, tu reacción natural va a ser la que tenías cuando las cosas dependían únicamente de ti: moverte más y más rápido. Es como un cubo al que de pronto le empiezan a surgir agujeros por los que se escapa el agua; tapas uno con un dedo y de repente le sale otro, y cuando pones otros dedo en este sale otro agujero más… pronto no te quedan dedos para tapar tantos agujeros. De igual manera ocurre con los equipos. La capacidad que tienes para compensar el bajo rendimiento del equipo es limitada. Pronto llegará un momento en el que ni con todo tu esfuerzo podrás compensar el bajo rendimiento del equipo, y además tu estarás cansado y desgastado

Hay que ser muy consciente de este hecho para afrontar las cosas como son: tu equipo lo tienes que construir, personas en las que confíes y con la capacidad adecuada, y luego potenciarlo todo lo posible, porque ellos son la palanca para potenciarte a ti mismo.

Para dirigir un negocio de hostelería se necesita una formación en muchos campos que permita tomar decisiones con un mínimo de conocimiento de causa. Y no solo en gastronomía y operaciones, sino marketing/comercial, recursos humanos, compras, informática, finanzas, legislación, calidad, etc. Todos ellos son necesarios para gestionar una empresa, no solo las grandes, sino especialmente las pequeñas que tienen menos recursos y por tanto menos posibilidad de fallar en las decisiones. Y no solo es necesaria que la tenga el director de la empresa (aunque si no la tiene el mal vamos), sino también su equipo, en relación a las responsabilidades de cada puesto.

Y toda esta formación es imposible de adquirir en un corto periodo de tiempo. La clave para ello será:

• La Disciplina (consistencia y la perseverancia) que hemos visto en el punto anterior: un poco cada día marca una gran diferencia a medio plazo.
• Elegir en cada momento los puntos clave o más importantes sobre los que se necesita formación.
• Recibir ayuda, o disponer de una formación o entrenamiento dirigido: en caso contrario podemos crearnos el hábito de hacer las cosas mal: una cosa mal hecha repetida mil veces hace que parezca ser correcta.
• Involucrar a todo el equipo. En una unidad de negocio trabajan múltiples personas y todas ellas necesitamos que hagan su labor y la hagan bien. Por una parte vamos a necesitar que hagan cosas nuevas a las que no están acostumbrados, y para las que habrá que formarles. Por otro, no hay nada que aclare más la mente que tratar de enseñar a otro lo que estás aprendiendo. Por ello es muy recomendable tratar de transmitir los conocimientos que se vayan aprendiendo a otro miembro del equipo, por ejemplo si es un gerente de unidad, transmitirlo al subgerente o el responsable de turno: se aprende en el proceso, desarrollamos a las personas (lo que mejora su motivación), y vamos preparando a gente que poco a poco nos podrá ayudar en cada vez más funciones.

Una formación (o mejor, un entorno de aprendizaje, de ello hablaremos en otra ocasión) consistente y dirigida en diferentes campos permite clarificar las responsabilidades de cada área para todo el personal. De esta manera se crea un equipo profesional que conoce al detalle sus tareas y que va en línea con la filosofía de la empresa. Además, una formación útil que esté alineada con los objetivos personales de los empleados o cuyos conocimientos adquiridos permita aplicarlos a sí mismos, aumenta su motivación, creando un ambiente laboral agradable y un equipo humano competitivo.

Una formación adecuada y consistente permite reconocer y disminuir los errores que pueden cometerse durante la realización del trabajo lo que conlleva un aprovechamiento de los recursos de la empresa. Así, cuando aparezcan las oportunidades, se contará con una mayor flexibilidad para poder aprovecharlas. Por el contrario, tomar decisiones sin la necesaria formación e información en el tema a decidir supone incrementar de forma exponencial el riesgo de error. Y supone además mayor dificultad para identificar los errores cometidos, con lo que aumentamos el riesgo de volver a cometerlos y perpetuarlos. Y esto es especialmente grave en las empresas pequeñas, que son las que tienen un menor margen de error disponible.

Con "herramientas" nos referimos a todas esos instrumentos y medios para la administración, sistemas y aplicaciones de las que hacemos uso para realizar la gestión: manuales de formación, presentaciones, Excel de todo tipo y color, Procesos y Procedimientos, diagramas, aplicaciones para la administración de uno u otro aspecto del negocio… y por supuesto el sistema informático principal que uses para la gestión, que empieza en el TPV y te podrá ayudar en más o menos funciones.

Aplicar diferentes medidas de manera eficaz y consistente no se puede conseguir sin las herramientas adecuadas. Y lo sé por experiencia. Aunque tengas toda la formación en la cabeza, si no dispones de las herramientas adecuadas para llevarlo a cabo no hay manera de hacerlo: mueres en el intento. Hay demasiada información en un negocio de hostelería para manejarla a pelo, con un "descárgatelo gratis" o incluso con uno "medio": debe ser un buen sistema profesional y cuanto más completo y posibilidad de crecer te dé mejor. Tener herramientas para recopilar información, formar al personal, entender el negocio y elegir las prioridades es esencial para construir un negocio próspero. Gracias a ellas, se puede entender la realidad de la empresa y disponer de información para tomar la mejor decisión posible.

Además, las herramientas como el software permiten automatizar tareas y agilizar la consecución de los objetivos. Por tanto, pueden tomarse decisiones acertadas y medidas basadas en datos que disminuyan considerablemente los riesgos sin abrumarse por una cantidad ingente y desordenada de información. Las herramientas permiten adquirir la suficiente claridad mental tanto para interpretar los datos como para utilizarlos en la práctica de manera que podamos aumentar el rendimiento de la empresa.

Al último que podía estar en dos sitios a la vez lo crucificaron. El resto sólo podemos estar en un sitio y en él, elegir lo que podemos (y debemos) hacer y lo que no. En ocasiones, lo más difícil de esto no es saber a qué decir que sí, si no saber a qué decir que no y tener la claridad de ideas necesaria para llevarlo a cabo.

Establecer prioridades (y respetarlas) es casi un arte. Hay que valorar muy bien qué se DEBE hacer, en función de un análisis de la situación de la empresa y el entorno, y que se PUEDE hacer con los recursos disponibles: humanos, financieros, intelectuales… Y aparcar (vigilándolo, por si las crisis) todo lo demás.

Nuestro nombre Abc.Systems, se deriva de los Análisis ABC, y por ende de su hermano pequeño, el Principio de Pareto o del 20/80. Este indica que en casi todos los conjuntos, hay una minoría de elementos que suponen la mayor parte de los resultados. Es decir, casi siempre veremos que en cualquier conjunto, los elementos realmente críticos son una minoría. Esta minoría de elementos realmente críticos son los que debemos establecer como prioridades (que se irán modificando con el tiempo), y ocuparnos de ellos. Esta es la estrategia adecuada para establecer prioridades.

La planificación es la hoja de ruta para conseguir los objetivos que nos hayamos marcado en función de nuestras prioridades. Tener claro lo que se debe hacer en cada momento evita malgastar el tiempo y mantiene a raya la procrastinación. Al final, todos los pasos anteriores se hacen con el objetivo de llevarlos a la práctica y obtener un beneficio de ello. ¿Si no perseguimos nuestras prioridades, de qué vale establecerlas?

Una planificación consistente, basada en datos y ejecutada por un equipo profesional aumenta considerablemente las probabilidades de que la empresa consiga los objetivos marcados. De esta manera, no solo se gana seguridad en que las tareas que se realizan de la manera correcta sino que fortalece la estabilidad emocional de sus miembros al obtener un negocio rentable a la par de una vida personal equilibrada.

Si conseguimos asentar nuestro trabajo y organización sobre estos cinco pilares, gestionar un negocio rentable y una vida equilibrada, sin llegar a ser totalmente fácil (hay que tomar decisiones, y existe el riesgo de fallar), está a nuestro alcance, y lo estará cada vez más con el transcurso del tiempo. Ignorar la prioridades y la formación, querer sustituir al equipo en sus funciones, carecer de herramientas adecuadas y/o no ser disciplinado nos vuelve incapaces de aprovechar las oportunidades, básicamente porque malgastamos nuestros recursos y, creamos debilidades que puede aprovechar nuestra competencia. Por suerte, aplicar estos cinco pilares básicos no requiere de un esfuerzo titánico sino adquirir la fortaleza y mentalidad adecuada para realizar el trabajo, invirtiendo un poco de tiempo cada día. Por tanto, contar con disciplina, equipo, formación, herramientas y prioridades dentro de la empresa es necesario para cualquier persona que quiera disfrutar de su negocio y de una vida personal equilibrada. Al final, dar pasos firmes, aunque sean pequeños, marcan una gran diferencia a medio/largo plazo.