Conclusiones, Estrategias, Objetivos y Planes

Durante estas semanas anteriores hemos puesto el negocio bajo el microscopio. Hemos pasado por ver aspectos imprescindibles de nuestra propia actitud (que es lo que a medio y largo plazo marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso) y de escudriñar los entresijos del negocio desde diferentes puntos de vista para asegurarnos de que tenemos un mapa de la situación correcto, y podemos marcar estrategias y prioridades de manera clara, sopesada y objetiva.

No ha sido un trabajo fácil. Probablemente el Módulo de Empezar a Gestionar es uno de los más largos y complicados, por el cambio que supone para las personas, de todo nuestro catálogo.Pero es fundamental, porque es la base de todo lo que vendrá después.

Durante este trabajo, en el que en teoría todavía no hemos tomado una sola decisión, habremos recabado una cantidad ingente de información. Habremos vislumbrado una cantidad importante de áreas de mejora, debilidades, y oportunidades que casi siempre son intimidantes, por la cantidad que suponen y por el trabajo que supondrá superarlas. No debemos dejarnos abatir. Esta es la primera señal de que vamos en el camino correcto: si no encontramos oportunidades de mejora es evidente que no vamos a avanzar. Y por otro lado ya lo hemos comentado en varias ocasiones: la gestión no es un esprint, sino una maratón: tenemos que darnos tiempo para poder abordar todo lo que necesitamos: ni el más experto gerente podría hacerlo en poco tiempo.

Ahora bien, con toda esta información ¿qué hacemos con ella? ¿cómo le saco utilidad?

Bien lo primero que tenemos que hacer es separar los puntos que tenemos que incorporar a nuestro DAFO y los que no. De toda la información que obtengamos habrá una serie de puntos que podremos calificar como Debilidades, Amenazas, Fortalezas y u Oportunidades. Van a ser puntos amplios que describan aspectos que podríamos definir como generales. Luego habrá otra serie de puntos que podríamos definir como particulares: se refieren a aspectos más concretos dentro de los puntos más generales que hemos comentado.

Por ejemplo podríamos detectar una debilidad que sea "el servicio en los turnos fuertes no es el adecuado". Este sería un punto para incluir en nuestro DAFO.

A su vez encontraremos diversos puntos que explican y especifican el punto anterior, como: falta personal en la hora punta, la preparación de producto previa al turno es insuficiente, etc.

Esta separación es muy importante: los puntos que incluyamos en nuestro DAFO compondrán nuestro mapa de la situación, y con ellos compondremos nuestras estrategias, objetivos y prioridades. Los puntos particulares los reservaremos y nos serán de mucha utilidad a la hora de trazar los planes de acción que nos lleven a alcanzar nuestros objetivos: básicamente para alcanzar nuestros objetivos tendremos que resolver estos puntos particulares observados.

A la vista de nuestro DAFO completo es hora de sentarse y tomar decisiones. Lo primero que haremos es trazar nuestra estrategia, tal y como vimos en el artículo dedicado al DAFO. Esta estrategia, en líneas generales nos dirá, a nivel de empresa, en qué tenemos que apostar y en qué nos tenemos que proteger.

Establecer estrategias es en sí todo un arte. Y no hay un método único ni válido para todos los casos, de igual manera que no hay una sucesión de jugadas de ajedrez que nos aseguren la victoria. Pero si estamos pensando sobre el conjunto de lo que afecta a nuestro negocio ya hemos dado un gran paso.

Las estrategias raramente son únicamente ofensivas, defensivas de reorientación o supervivencia. Por norma general adaptaremos diversos modelos, por ejemplo ofensiva en algunos puntos, defensiva en otros y de reorientación en otros. No obstante viendo los puntos en conjunto nos ayudará agrupar estos por similitudes, afinidad, área, riesgo u oportunidad que supone y establecer la estrategia que debemos seguir con el grupo. Esto nos ayudará a estructurar la información, nos facilitará discurrir lógicamente sobre ella y el establecer la estrategia que deberíamos seguir en cada grupo.

Por ejemplo, si una de nuestras debilidades es una situación financiera delicada, podemos agrupar en un conjunto todos los puntos que dependan de forma primordial de disponer de dinero para resolverlos: si no hay dinero para resolverlos vamos a tener que adoptar una estrategia defensiva o de supervivencia sí o sí. O quizá podamos reorientarlos… En todo caso la estrategia básicamente será la misma para todos porque tienen un factor común fundamental del que dependen todas ellas.

Una vez que tenemos nuestra información ordenada y nuestras estrategias generales viene el momento de marcar objetivos: estos en sí que son muy sencillos de marcar a estas alturas: resolver o conseguir cada punto.

El siguiente paso es probablemente el más difícil de todos: establecer prioridades: decidir qué vas a hacer y sobre todo que NO vas a hacer.

En este momento con mucha probabilidad tienes un montón de objetivos y cosas que conseguir y hacer. Y todas van a tener algo en común: requieren trabajo (a veces mucho) para conseguirlas y requieren inversiones, de uno u otro modo.

Bien hay una cosa que debes hacer y tres que NO debes hacer.

Lo que SÍ debes hacer es establecer una serie de objetivos que sepas con seguridad que vas a poder conseguir: pequeños, cortos, importantes en función del beneficio o del riesgo que evitan, objetivos que sean simples (en el sentido de que se puedan describir de manera clara), mensurables, alcanzables en este periodo de tiempo, pero a la vez retadores. Es en esta parte donde debes acordarte de los cinco pilares para la gestión que vimos al inicio: disciplina, equipo, formación, herramientas y prioridades. Sería bueno que este momento repases este apartado.

Lo que NO debes hacer es lo siguiente:

1. Agobiarte por la cantidad de cosas que tienes encima de la mesa. Todas ellas no han aparecido de repente, ya las tenías probablemente hace mucho tiempo, solo que no las conocías y eras feliz. Ahora sí las conoces, y estás en disposición de vigilarlas e ir resolviéndolas con el tiempo. Estás en mejor situación que antes.
2. Querer tener todo resuelto para mañana: esto es tan irreal como ineficaz: hace falta tiempo para resolver las cosas.
3. Agobiar y presionar a todo tu equipo de forma desmedida: un poco de presión en algún caso puede ser necesaria, pero si agobias a todo el equipo lo que puedes conseguir es el efecto contrario: paralizarlo.

Una vez que has establecido tus objetivos principales el siguiente paso es la Planificación: que pasos hay que dar para conseguirlo, quien los debe dar, que recursos necesita, en qué fechas se van a realizar las cosas, y cómo vamos a realizar el seguimiento del plan. A continuación te mostramos una serie de consejos para establecer planificaciones efectivas. Como verás alguno de los puntos ya nos suenan porque los hemos realizado a escala mayor en el Análisis de la Situación:

1. Definir objetivos claros y establecerlos en términos de "consecución": En cualquier empresa, la primera tarea es establecer objetivos claros y medibles. No basta con decir "queremos mejorar las ventas". Debes ser específico, como "conseguir aumentar las ventas en un 10% durante los próximos seis meses". Esto proporciona una dirección clara a seguir.
2. Analizar el estado actual: Antes de planificar cualquier acción, debes comprender la situación actual de tu restaurante. Esto implica evaluar los recursos disponibles, la fuerza de trabajo, los procesos existentes y la situación financiera. Solo así podrás identificar las brechas que deben cerrarse.
3. Priorizar tareas: Una vez que tengas claros tus objetivos y la situación actual, debes priorizar las tareas. No todas las acciones son igualmente importantes. Identifica las que tendrán el mayor impacto en la consecución de tus objetivos y concéntrate en ellas.
4. Asignar responsabilidades: Cada miembro de tu equipo debe saber qué se espera de él o ella. La asignación de responsabilidades es crucial para evitar malentendidos y asegurar que todos estén alineados con los objetivos.
5. Establecer recursos necesarios: en unas ocasiones serán necesarias asignaciones presupuestarias, o de otro tipo, pero lo importante en este punto es asegurarse de que todo el mundo dispone de la formación necesaria para realizar las tareas asignadas, y si no es así, programar dicha formación de manera previa.
6. Establecer un cronograma: Sin un calendario claro, es fácil perder el rumbo. Define fechas límite realistas para cada tarea y asegúrate de que haya un seguimiento constante para asegurar que se cumplan.
7. Medir y evaluar: Una vez que las acciones están en marcha, es fundamental medir y evaluar el progreso. ¿Estás avanzando hacia tus objetivos? ¿Necesitas ajustar tu estrategia? El análisis constante es esencial.
8. Comunicación efectiva: La comunicación transparente y efectiva es una herramienta poderosa en la gestión. Mantén a tu equipo informado sobre los avances y los cambios en la estrategia. Fomenta un ambiente en el que todos se sientan escuchados.
9. Flexibilidad: Aunque la planificación es esencial, también debes estar dispuesto a adaptarte a cambios inesperados. La flexibilidad es clave en un entorno empresarial en constante evolución.
10. Motivación y liderazgo: Un líder fuerte puede marcar la diferencia en la ejecución de un plan de acción. Motiva a tu equipo, mantén altos los niveles de moral y lidera con el ejemplo.
11. Evaluación y ajuste: Una vez que hayas alcanzado tus objetivos o el plazo haya expirado, realiza una evaluación exhaustiva. ¿Qué funcionó bien y qué podría mejorarse? Usa esta retroalimentación para planificar futuras estrategias.

Recuerda, en el mundo de la gestión de hostelería, restauración y bakery, como en cualquier otro negocio, no hay garantías de éxito absoluto. Sin embargo, un plan de acción sólido y una ejecución disciplinada aumentarán significativamente tus posibilidades de alcanzar tus objetivos.