Negociación con Proveedores

El análisis de la cartera de Producto nos indicará los productos que debemos retirar e introducir. A su vez nos dará indicaciones de elementos que debemos tener en cuenta en la negociación de compra: estimaciones de precio, maquinaria, periodos de aprovisionamientos, etc. Una vez recopilados todos estos datos comenzaremos a buscar los proveedores que mejor cumplan nuestras expectativas.

En este apartado veremos los dos pasos fundamentales, la localización de proveedores y la negociación de condiciones. Ambos procesos son completamente diferentes en la empresa grande, con personas profesionalizadas y dedicadas en exclusiva a esta función, y en la empresa pequeña, que con menores recursos, no puede permitirse esta exclusividad y generalmente tampoco dispone de formación equiparable al profesional que emplean las empresas grandes.

También los requerimientos que tienen o pueden exigir cada tipo de empresa son muy diferentes. El alto volumen de compras que pueden pactar las empresas grandes es mucho más atractivo para los proveedores que los más limitados de la empresa pequeña. Es la Economía de Escalas, que viene a decir que conforme crece el tamaño de la empresa sus costes de producción (la compra en este caso) descienden. Esta es una de las razones por las que es necesario crecer en cualquier empresa: ser más grande te hace más competitivo, y por tanto disminuye tu riesgo de desaparición.

Como hemos comentado, en las empresas grandes normalmente tienen equipos profesionales y dedicados en exclusiva a estas labores. Poco podemos aportarles en este aspecto.

Sin embargo en las empresas pequeñas se hace una labor más artesanal. Debido a que los volúmenes de compra son mucho menores, se dificulta el acceso a muchos distribuidores y a casi todos los fabricantes. Para volúmenes pequeños el coste de la distribución (llevar el producto a la unidad) puede ser incluso más caro que el producto vendido.

Es por ello que el primer paso normalmente de una empresa pequeña es aprovisionarse yendo a buscar el producto a plataformas de distribución (tipo lonjas, Mercamadrid, Mercabarna, etc), grandes superficies especializadas (tipo Makro), hipermercados normales (como Mercadona, Carrefour, etc.) y distribuidores que por su gran capacidad de distribución son accesibles sin encarecer demasiado el producto (como los que tienen casi todos los distribuidores de bebidas, por ejemplo).

Entre otras, una razón muy importante para tomar esta determinación es que el coste de ir a buscar estos productos en muchas ocasiones no se contempla: va a comprar el gerente o el dueño del negocio en su "tiempo libre" con lo que no se carga un coste al negocio. Y por otro lado, si no se hacen labores administrativas de gestión de coste de producto, los problemas derivados de este tipo de compras no se notan: cambios de precios y referencias constantes suponen un trabajo muy importante de control, que si no hacemos desbarata totalmente nuestros esfuerzos de controlar el coste de producto.

Si bien en función de nuestra capacidad de compra y nuestra capacidad de gestión y control, puede que no nos quede otro remedio que hacer a este tipo de proveedores nuestra fuente principal de aprovisionamientos, debemos ser conscientes de los pros y contras de los mismos.

• El coste de ir a comprar no es "gratis". Aunque "no se pague" porque lo hagamos "en nuestro tiempo libre", esto no es real: ese tiempo lo deberíamos emplear en otras tareas que control del negocio que proporcionen a este mayor rentabilidad y ventas, y que, en la práctica, terminamos no haciéndolas porque "no tenemos tiempo", y "no tenemos personal con capacitación que lo haga".
• La constante modificación de formatos, referencias y precios termina haciendo imposible el control de producto, esto significa que perdemos los márgenes donde creemos que los tenemos y terminamos pagando por los productos mucho más de lo que creemos.
• No hay estabilidad contrastada de productos en muchos aspectos esenciales: podemos encontrar productos que nos gustan mucho, creamos un plato con ellos, y la semana siguiente la referencia ha desaparecido o se ha doblado el coste.

Esta misma dicotomía la tenemos entre los productos frescos versus los productos congelados. En muchas ocasiones compramos productos "frescos" (o eso creemos que son) porque nos dan mejor "calidad". En ocasiones esta mayor calidad es completamente real, pero en otras es una falsa percepción, y debemos asegurarnos que el cliente realmente "lo va a notar", porque si no es así estamos tirando el dinero.

La administración del negocio requiere la búsqueda de "estabilidad" en muchos aspectos: de precios compra para no cambiar los precios a los clientes constantemente o perder margen, de tiempo de trabajo porque tenemos unas jornadas de trabajo limitadas, de calidades para que el cliente "sepa" lo que va a "encontrar" en nuestro negocio, porque el cliente generalmente recordará más lo malo que lo bueno, etc. etc. Y esa estabilidad debemos buscarla y negociarla con proveedores que nos la garanticen… y ello tiene un coste. Debemos asegurarnos de en qué medida nos estamos "ahorrando" este coste con precios más baratos, porque en la mayoría de las ocasiones, en realidad, lo pagamos y más caro, solo que de manera indirecta y no tan perceptible a primera vista, como ocurre con un precio.

Y luego debemos contemplar el aspecto de la "evolución" en nuestro negocio: el hecho de que hoy nos aprovisionemos con un proveedor, sea el que sea, no obliga a que estemos casados con él para toda la vida. La búsqueda de nuevos proveedores es un trabajo constante que nunca se puede dejar.

Ferias, revistas especializadas, la competencia y nuestras amistades en el sector, y por supuesto internet en sus múltiples formatos nos irán nutriendo de información que nos permita elegir en cada momento cual es el proveedor más adecuado para nosotros. Ahora sólo falta llegar a un acuerdo con él. Veamos algunos puntos que nos ayudarán.

Evidentemente hay proveedores con los que no podemos negociar: simplemente vamos a comprar, como las grandes superficies. Sin embargo con el resto de proveedores se negocia casi todo: el precio, la forma y plazo de pago, días de pedido y recepción de productos (y en ocasiones si es necesario horas concretas para ello), etc.

Además de lo anterior hay una serie de normas, por ejemplo sanitarias y legales, que debemos cumplir y necesitamos exigir que el proveedor cumpla: facturas correctas, etiquetados, caducidades, sistema de distribución correcto, por ejemplo en lo relativo a temperaturas, etc. Estos requisitos además podemos vernos en la tesitura de tener que demostrar que los hemos exigido. Por ejemplo si las facturas que nos envía el proveedor no son correctas, hacienda va a considerar que, por ejemplo con ellas no nos podemos desgravar el IVA. Es por ello que todos esos requisitos que vamos a negociar con un proveedor debemos tenerlos listados y bien claros: saber qué buscamos exactamente.

En Google o cualquier buscador encontraremos cientos de manuales de "cómo negociar con proveedores", que la verdad, al menos a nosotros no nos dicen nada. Siéntete libre de buscarlos si lo estimas conveniente, En nuestro caso vamos a recopilar unos cuantos puntos fruto de la experiencia, y enfocados principalmente hacia empresas pequeñas. Seguro que nos faltan muchas cosas importantes, por lo que agradeceremos cualquier comentario que quieras añadir a estos puntos:

• La base de la negociación de compras es la información. El conocimiento no solo de las características de los productos, sino también de las fortalezas y debilidades de los proveedores. El negociador de compras debe saber hasta dónde puede llegar el proveedor en la negociación. Sin esta información, clave, complicada de encontrar y en permanente cambio, la negociación se convertirá en un tira y afloja que probablemente acabará en malos acuerdos, ya sea para nosotros o para el proveedor (y en este caso, a medio plazo también lo será para nosotros). Debemos buscar el mejor acuerdo para nuestros intereses sin olvidar que este acuerdo también debe ser beneficioso para el proveedor, en caso contrario, de una u otra manera, al final se volverá contra nosotros.

  Por ejemplo, en muchas ocasiones se utiliza la técnica de "estirar la goma a ver lo que resiste". Es decir apretar hasta que el proveedor diga que NO y entonces relajar las exigencias sólo un poco por debajo para acordar. Esto puede ser útil en empresas grandes en las que, para el proveedor, decir NO es difícil, pero en la empresa pequeña, en la que el volumen de compra en juego es mínimo, esta técnica se puede volver contra nosotros: muestra que no tenemos información, nos van a calar en la primera vez, y en la segunda nos van a apretar a nosotros, con lo que los acuerdos no serán tan beneficiosos para nosotros como podrían ser.

• Es por ello, que la negociación de compras es principalmente un trabajo constante de búsqueda de información. La negociación en sí es un porcentaje mínimo del trabajo, prácticamente insignificante si hemos seguido realizado correctamente esta búsqueda de información. Esta búsqueda de información la haremos buscando alternativas al proveedor, para saber cómo respira el mercado. Por otro lado la mejor manera de valorar si los puntos fuertes de un proveedor, son realmente puntos fuertes o son simplemente humo es… exponiendo estos puntos fuertes a su competencia… aunque debemos tener precaución y no tomar como cierto todo lo que nos digan.
• El segundo trabajo del comprador respecto del proveedor (el primero es la búsqueda de información) es la venta: de su empresa, su proyecto, solvencia y seriedad. Antes de comprar nos tenemos que vender, puesto que lo que esté dispuesto a ofrecer el proveedor ira en relación directa a las expectativas que tenga respecto al benefició que conseguirá si cierra el trato con nosotros. Por ejemplo cuando negociemos siempre debemos tratar sobre las cifras totales de compra que vayamos a realizar en el periodo que nos comprometemos a hacerlo, y si no hay compromiso concreto que sean cifras anuales o en su defecto mensuales. Es decir, la más alta que podamos dar. En este punto, al estimar las necesidades de compra que vas a tener para el periodo del que se hable, no te voy a decir que mientas como un bellaco como hace casi todo el mundo, pero sí que seas optimista.
• Nunca hay que subestimar los aspectos emocionales en las negociaciones: compramos y vendemos "expectativas" (en el sentido de que son cosas futuras: que el servicio será así de bueno, que nuestras compras serán de tantas unidades, etc. pero hasta que no esté cerrada la negociación y el suministro en marcha no sabremos cual es la realidad), los aspectos racionales ayudan a tangibilizar y garantizar estas "expectativas".
• La calidad de los productos es importante, pero es más importante aún la calidad percibida del producto, lo que nuestro cliente percibe de él. Puede ocurrir que un producto sea de mucha calidad pero que nuestro cliente no lo perciba y no seamos capaces de transmitirlo. Lo que el cliente cree ES la realidad. En estos casos será muy importante el apoyo publicitario del proveedor para defender la calidad de estos productos.
• A la hora de negociar, normalmente es mejor comenzar primero con lo más complicado de acordar para el proveedor, que suele ser el precio, y una vez acordado, pasar a los siguientes puntos por orden de dificultad. Esto hace que para el proveedor, una vez se ha acordado lo más complicado, sea difícil perder un trato por motivos cada vez menos importantes, lo que ayuda en su flexibilidad en estos temas.
  Sin embargo, cuando el tema está encallado, o si se debe construir primero una confianza con el proveedor para tratar o negociar un tema delicado, es preferible empezar o reenfocar la negociación en lo que hay acuerdo, reforzarlo, e ir construyendo a partir de este, más que seguir discutiendo sobre lo que no hay acuerdo
• No perderse en los "descuentos" que nos hace el proveedor, nos debe interesar únicamente el precio final. Dejarnos encandilar por un gran descuento "sobre tarifa" nos hará perder el foco en si el precio es o no el adecuado.
• Procurar comparar peras con peras y manzanas con manzanas: los proveedores cambian constantemente los formatos de compra, lo que nos puede llevar a confusión: no es lo mismo comprar una lata de atún en aceite de 1 kilo en la que el 30% sea aceite, que una en la que el 50% sea aceite. Debemos comparar kilos con kilos, litros con litros y unidades iguales. En los congelados con escarche es necesario medir que cantidad de producto queda realmente tras la descongelación, porque la merma va a ser muy importante.
• Otra opción puede ser exponer nuestras necesidades en forma de "paquete" en el cual, apretamos en unos puntos y cedemos en otros. En este segundo caso el punto comentado anteriormente relativo a la información es crucial, para saber qué puntos pueden ser interesantes para el proveedor, y que le pueden llevar a ceder en otros aspectos.
• Si no tenemos capacidad administrativa para vigilar las modificaciones de precio, y este es además variable, por ejemplo semanalmente, tener mucho cuidado con las "ofertas" de tipo, "dime lo que pagas a fulanito y te lo rebajo un 10%..." En muchas ocasiones sí, te lo rebaja, pero la siguiente semana te sube un 5%, a la otra otro 5% y a la tercera si no lo has visto, un 10% y terminas pagando más que al empezar. Esto también ocurre en ocasiones en grandes superficies especializadas con ofertas.
• La negociación de compras es un proceso que no acaba nunca: en el momento de cerrar un acuerdo empezamos a buscar más información para saber cómo podemos mejorarlo.