Escandallos de Producto

¿QUÉ ES ESCANDALLAR UN PRODUCTO?

Escandallar un Producto es el trabajo de desglosar los ingredientes, cantidades de los mismos e importes que componen un artículo de venta.

Para calcular el Coste de Producto de un artículo, se suma el coste de los ingredientes que componen dicho artículo. Generalmente cuando hablamos de COS hacemos referencia al coste porcentual del mismo, que es el coste de producto dividido por el precio de venta neto y multiplicado por 100.

Este coste es lo que conocemos como Coste de Producto Ideal de un artículo de venta. El trabajo de desglosar los ingredientes, cantidades e importes que componen un artículo de venta es lo que se llama escandallar un producto.

En principio el Coste de Producto (COS) es sólo un cálculo del coste de la composición del artículo, que no toma en cuenta el costo de la mano de obra en la fabricación del producto. Sin embargo los productos con mayor tiempo de preparación tienen un Coste de Labor (COL) mayor que los productos listos para venderse , tales como los postres envasados. Este punto deberemos tenerlo en cuenta en los Análisis de Cartera de Producto que realicemos.

Debemos ser muy rigurosos a la hora de escandallar productos. Si no lo hacemos así las diferencias posteriores con los costes reales obtenidos, no solo serán sustanciales, sino que además no tendremos referencias claras de cómo actuar ante estas desviaciones.

Debemos tener en cuenta al escandallar un producto que lo que buscamos es su coste ideal. Es decir, realizamos los escandallos partiendo de una operación correcta: productos bien descongelados y no apelmazados, bien cortados, buena distribución de ingredientes, cantidades exactas… Buscamos que el coste real nos indique, con las desviaciones que encontremos respecto a este coste ideal, los puntos en los que podemos actuar para controlar o mejorar los costes.

Por otra parte, evidentemente, si hacemos los escandallos en condiciones tan ideales que no tienen relación con la realidad, lo único que obtendremos será frustración, y no información. La única manera real de controlar, no solo nuestro nivel de costes sino también la excelencia de nuestra operación es comparar los costes reales obtenidos con los costes ideales que deberíamos tener. Para poder hacerlo debemos de tener escandallados todos los productos de venta: desde un plato del menú a un café con leche.

ARTICULOS GENERICOS Y ARTICULOS DE PROVEEDOR

Para trabajar con escandallos debemos entender antes los dos tipos de artículos que manejamos en nuestro sistema ASIGH. Esta división nos facilitará enormemente la gestión del día a día de los escandallos. Son los Artículos de Proveedor y los Artículos Genéricos.

La tabla de Artículos de Proveedor, como su nombre indica, son los artículos que compramos a los proveedores. En ella registramos todos los datos relativos a las características de los artículos. Es importante no sólo mantenerla actualizada sino también completar todos los campos posibles de las mismas, ya que son la base para la gestión de muchos de los listados y funciones del programa: de productos a descongelar o preparar, precios, caducidades, etc.

La Tabla de Artículos Genéricos es una tabla utilizada para enlazar los artículos de proveedor y los escandallos, que nos evita mucho del trabajo de actualización de los mismos por cambios en las referencias. Y ello lo hace en dos aspectos: ante cambios de proveedor, y ante cambios en el precio. Un artículo genérico es un artículo con el que hacemos referencia a un ingrediente que irá en escandallo de forma genérica, por ejemplo "Salsa de Tomate". De cada artículo genérico podemos tener varios Artículos de Proveedor concretos, por ejemplo "Salsa de Tomate Orlando", "Salsa de Tomate Apis", etc. Cada una con un precio y proveedor diferente.

Lo que hacemos es enlazar el artículo Genérico con el Artículo de proveedor concreto que estamos utilizando. Así, lo que realmente elegimos al hacer escandallos son artículos genéricos que están enlazados con un artículo de proveedor concreto. Si cambiamos un artículo de proveedor por otro, por ejemplo de Orlando a Api, lo único que tenemos que hacer es actualizar el enlace del artículo genérico y todos los escandallos que hagan referencia a la "Salsa de Tomate" se actualizarán automáticamente.

Y de igual manera ocurre con los precios de compra, al cambiar el precio de compra de cualquier artículo, todos los escandallos en los que esté presente se actualizarán automáticamente. Como en la entrada de pedidos revisamos el precio de compra de forma diaria, nos aseguramos de que en todo momento nuestros escandallos y costes ideales están actualizados.

Estos cambios de precios, sobre en todo en productos frescos que cambian semanal e incluso diariamente, pueden suponer muchísimo trabajo de mantenimiento administrativo, que nos evitamos utilizando la tabla de artículos genéricos.

PUNTOS A TENER EN CUENTA AL ESCANDALLAR PRODUCTOS

• El punto principal es que el escandallo se pueda llevar a la práctica. Si el escandallo no se puede llevar a la práctica no vale de nada.
• Tener siempre presente que es difícil operar con pesos, cuando el volumen de trabajo es alto, ya que no es posible pesar continuamente los productos utilizados, por lo que al final, al fabricar los productos las cantidades se ponen "a ojo". Para ello las recetas que realicemos deberían poder trasladarse a volúmenes y unidades, en lugar de a pesos. Es lo que conocemos como escandallo volumétrico. Veremos este aspecto más adelante.
• Los costes de producto individuales obtenidos al hacer escandallos los debemos analizar en conjunto con el resto de artículos de venta, y además hacerlo de forma ponderada según ventas. Esto quiere decir que un coste de por sí no es alto ni bajo, no hay en principio un porcentaje de coste "bueno". Los costes debemos verlos en función del artículo, las razones que tengamos para que esté en carta, la familia a la que pertenece y el mix de coste esperado de la familia, y el mix total de costes de producto PONDERADO por las ventas. Hablaremos más de este tema más adelante.
• También debemos tener presente la diferencia entre la "unidad de producción" y la "unidad de venta". En muchas ocasiones no podremos hacer escandallos para un artículo en particular, sino que la producción será para una serie de ellos. Pongamos por ejemplo un cocido, no podemos hacer un cocido para una persona nada más. Lo haremos para varias y luego repartiremos en raciones. Lo ideal es que el escandallo refleje la producción para varias personas, y luego dividamos en raciones. Nuestro sistema informático nos debe permitir este aspecto.

PASOS PARA LA REALIZACIÓN DE ESCANDALLOS

Para realizar los escandallos debemos seguir los siguientes pasos:

1. Realizar un listado con todos los artículos de venta que debamos escandallar. En principio todos los de la carta, bufets, etc.
2. Debemos separar los artículos de venta, los artículos de producción y los combos.
   • Los artículos de venta se fabrican con artículos de proveedor y se venden directamente, son los artículos normales.
   • Los artículos de producción o intermedios se fabrican igualmente con artículos de proveedor pero no se venden, sino que se destinan a fabricar artículos de venta; son productos intermedios. Por ejemplo podríamos tener como producto intermedio alguna salsa que destinamos a los platos, que producimos, pero que no vendemos directamente, y solo la usamos para fabricar otros platos.
   • Por último los combos se fabrican con artículos de venta. Es importante separarlos, porque los sistemas informáticos le suelen dar un tratamiento diferente a cada uno de estos artículos.
3. Realizar un desglose inicial de los ingredientes de cada plato, en principio sin cantidades, para averiguar los artículos genéricos que necesitamos para realizar cada plato. Con ello obtendremos un listado de los artículos genéricos necesarios para fabricar nuestros productos, sea como materia prima (lentejas crudas para guisos por ejemplo) o como artículo producido (lentejas guisadas para ensaladas, por ejemplo).
4. Identificar los artículos de proveedor concretos que vamos a utilizar en cada artículo genérico. Por ejemplo un artículo genérico podría ser la "Salsa de Tomate", el artículo de proveedor concreto podría ser la "Salsa de tomate Orlando". Con ello obtendremos un listado de todos los artículos de compra o de proveedor, que serán los que debamos negociar con nuestros proveedores.
5. Calcular las mermas generadas al pasar de materia prima a artículos de producción, por ejemplo compramos las cebollas por kilos, pero para utilizarlas debemos limpiarlas y trocearlas, por lo que por cada kilo perdemos 50 gr, con lo cual cada kilo de cebolla tiene una merma del 5%. En algunos programas informáticos en lugar de la merma se usa el aprovechamiento, que en el caso de la cebolla sería un 95%.
6. Estos artículos Genéricos y de Proveedor los deberemos "dar de alta" en nuestro sistema informático. Dar de alta un artículo significa registrar una serie de parámetros del mismo que nos van a permitir realizar escandallos e inventarios coherentes.
7. En ASIGH podemos dar de alta artículos de compra sustitutivos, y agrupados. Los sustitutivos son los que pedimos o nos sirven si no hay stock de la referencia principal: por ejemplo Martini de 1 litro y de 0,7 litros. Los agrupados son varios artículos de compra que vendemos con un solo artículo de ventas. Estos son casos especiales y no entraremos en ellos.
8. Unidades de medida. El siguiente paso que debemos dar es fijar para cada artículo una unidad de medida. Las usadas son la Unidad, el Kilo y el Litro, que se corresponderán con las unidades de compra. Debemos estar atentos a si compramos algún artículo por peso y los vendemos por unidades. Por ejemplo si vendemos pollo asado, que compramos al peso pero lo vendemos por unidades. Debemos asegurarnos que nos sirven las piezas con un peso medio lo suficientemente aceptable. No es recomendable usar como unidad de medida los formatos de los proveedores: la lata por ejemplo, porque si cambiamos de proveedor los formatos cambiarán. Por otro lado manejando kilos, litros y unidades tendremos una mejor referencia mental de cantidades usadas y precios de mercado.
9. Pesos brutos, netos y escurridos. Debemos usar siempre los pesos escurridos y netos. Muchos artículos vienen envasados con líquidos: agua, almíbar, aceite… Estos líquidos generalmente no se utilizan en la producción. Por ejemplo podemos usar atún en aceite para ensaladas. El aceite no lo usamos, sino que solo sirve para conservar el producto. Por lo que cuando contabilicemos una lata debemos contabilizar la cantidad de producto escurrido que tiene.
   Lo mismo suele ocurrir con productos congelados. Algunos al descongelar pierden una cierta cantidad de líquido que no se usa y merman. Por ejemplo las gambas. Podemos comprar un kilo de gambas congeladas y al descongelarlas ver que realmente tenemos 750gr, con lo cual habrán mermado en un 25%.
10. Realizamos el escandallo concreto. Es decir verificamos el peso de cada uno de los ingredientes que componen nuestro producto y lo registramos en el sistema informático.

Posteriormente el sistema informático, o bien nosotros mismos en nuestro Excel calcularemos el coste de producto del artículo de venta (la suma del coste de los ingredientes) y el margen. Revisaremos que el coste porcentual está dentro de los parámetros aceptables para el producto. Este coste será el Coste Ideal del Producto.

ESCANDALLOS VOLUMETRICOS

Al hacer los escandallos debemos tener muy presente como operamos. Los escandallos deben poder aplicarse al trabajo a toda velocidad de un sábado por la noche. La única manera de conseguirlo es trabajar con unidades y volúmenes y con preparaciones de producto anteriores al turno fuerte: preensamblados, pretopping o mise-en-place, dependiendo de la terminología de cada uno. De estos segundos hablaremos más adelante.

Es imposible para ningún cocinero trabajar pesando ingredientes en un turno fuerte, excepto que podamos mantener un coste de labor muy alto. Por otro lado es mucho más sencillo y rápido trabajar con volúmenes, y el peso lo reservaremos para temas concretos, como por ejemplo productos que se vendan por peso, como algunos pescados y carnes o productos con muy poco peso pero en los que la exactitud es muy importante.

Si nos acostumbramos a trabajar con volúmenes, al menos siempre que no sea un turno fuerte, se nos quedará en la cabeza las cantidades simplemente viendo el plato. Si no nos acostumbramos a trabajar con volúmenes y queremos hacerlo con pesos la realidad será que el cocinero prácticamente nunca pesará las cosas, con lo que nuestros largamente trabajados escandallos no tendrán ningún valor, porque NO se aplicarán en la realidad .

Así pues, para agilizar la producción nuestras recetas deben de poder realizarse de forma "volumétrica". Ello implica que los pesos utilizados de cada ingrediente se corresponden con un volumen (un recipiente) o número de unidades concreto que nos garantiza que usándolo siempre utilizaremos la misma cantidad de gramos.

Por ejemplo, si usamos queso rallado y queremos utilizar 60 gr. en una receta, tenemos un vaso concreto, que llenándolo al borde sabemos que estamos gastando de media 60 gr. Si lo hacemos de esta manera tendremos dos escandallos, el escandallos normal, que indica que gramos concretos lleva el producto (Queso: 60 gr.), y el escandallo volumétrico, que recoge que tipo de recipiente utilizar (Queso: un vaso de queso). A nivel de cálculo de costes utilizaremos los gramos, pero en producción y en los chart de cocina utilizaremos el escandallo volumétrico.

1. Para trabajar con volúmenes hay que adaptar la operación a trabajar con volúmenes. Si utilizamos vasos volumétricos, cucharas, etc. los cambios en las cantidades a utilizar irán en función de estos vasos. Si usamos un vaso de 200 gr. y queremos poner 190 gr. en una receta, deberemos poner otro vaso, porque si usamos el mismo al final se acabarán echando los 200 gr. Podemos hacer divisiones en algunos casos de 1/2, o 1/4, pero para volúmenes pequeños es mejor un recipiente propio. Al realizar el escandallo, puede que nos veamos obligados por una serie de razones a modificar ligeramente las recetas. Debemos tener presente no cambiar tanto la receta que se desvirtúe el producto.
2. "Trucos" del tipo "vaso de 200 menos un poquito" pueden funcionar si solo se utiliza en un producto de la carta, pero lo normal es que el "truco" se generalice a tantos productos que al final nadie lo siga.
3. El trabajar con escandallos volumétricos exige un compromiso de adaptación de la recetas a este procedimiento, ya que de lo contrario el número de recipientes a utilizar pronto se hará inmanejable.
4. Tener presente el porcentaje de cambio que realizamos, más que los gramos en sí. Si por ejemplo cambiamos 10 gramos en 200, estamos cambiando un 5 % la receta, pero si cambiamos 1 gr en 2 gr estamos cambiado un 50 %, al menos de ese ingrediente. Si este ingrediente es muy caro, puede que con este cambio nos "cuadren" las cuentas, pero a la hora de la verdad es muy probable que sea muy difícil, por no decir imposible, controlar si se gastan 1 o 2 gramos, por lo que los costes en esa receta se nos irán.
5. Los charts de producción, es decir los gráficos que se suelen colocar en cocina para explicar la forma de producir algunos artículos, siempre deberían ir en forma volumétrica, excepto en los casos comentados anteriormente en los que es inexcusable la utilización de pesos.

Gracias por leernos y hasta el siguiente artículo.

 - Eduardo Sánchez