Inventarios de Producto

El inventario es el proceso por el cual contamos y valoramos el total de mercaderías circulantes a fin de conocer:

• La cantidad de stock de producto que disponemos en la unidad, tanto en cantidad como su valoración en dinero.
• El coste de materia prima que hemos tenido en el periodo comprendido entre dos inventarios.
• Las diferencias entre la cantidad consumida de cada producto y el ideal de gasto que deberíamos haber tenido según la venta. Estas diferencias nos darán información sobre otras oportunidades de mejora que podamos tener en la unidad: problemas de desperdicio excesivo, de almacenamiento, robo, etc.
• Nos dará indicaciones de errores o falta de actualización de datos en la gestión financiera, por diferencias entre los dos tipos de inventario: físico y financiero.

El inventario físico se realiza con la valoración de las mercancías, el financiero con la valoración de las facturas o albaranes.

Para realizar un inventario necesitaremos un "inventario anterior" o "inventario de inicio". Este inventario recoge una instantánea de la cantidad de mercancía que había en la unidad en el inicio del periodo de inventario.

Además del “inventario de inicio” necesitaremos un listado de conteo, que nos indicará el total de referencias que nos podríamos encontrar. Dentro de este inventario se deben incluir:

• Todas las referencias que se incluyan en algún escandallo de producto, serán productos calculados.
• Las referencias que no estén en escandallo pero se puedan estimar en base a algún otro parámetro: productos estimadoss.
• Referencias que no se puede estimar el gasto pero que necesitamos contarlas: productos igualadoss.

Antes de empezar a contar debemos tener presente varios factores más:

• Organización del Conteo: Es muy conveniente organizar debidamente el producto anteriormente al conteo: tener el producto siempre en el mismo sitio, organizado con criterios lógicos, tener el producto colocado para facilitar el conteo por filas y columnas, mantener el producto almacenado por cajas o unidades completas siempre que esto sea posible, mantener el producto abierto en un solo recipiente o los menos posibles y no en varios desperdigados…
• Formatos de Conteo: El listado de Conteo debe contener los formatos en los que se cuenta cada referencia y debemos tener claro cuál es este formato para cada uno de ellas. Como indicamos en los escandallos, recomendamos establecer los formatos en kilos, litros o unidades, independiente del formato de compra. Ello, aunque puede complicar el conteo en algún caso, nos ayudará e evitar errores por cambios de referencia de compra, nos evitará muchos cálculos de “reglas de 3” para pasar a unidades de compra, nos ayudará a repasar los formatos y nos ayudará en pensar en medidas de gastos “estándar”: kilos, por ejemplo, y no “bolsas” que es un formato que nos puede inducir a error.
• Lista de pesos de Recipientes: inevitablemente nos encontraremos con productos abiertos y empezados, almacenados en tupper o similares. Es muy conveniente tener estos recipientes pesados en vacío con tapa. Si los pesamos completos iremos más rápido y seremos más limpios y organizados al realizar el inventario. Podemos marcar cada peso con una letra (una “T”. por ejemplo”, que indique Tupper) y posteriormente lo único que deberemos hacer posteriormente es descontar el peso del recipiente.
• Criterios de Conteo: Hay que tener unos criterios de conteo acordados, por ejemplo:
  
  • No incluiremos producto caducado ni deteriorado.
  • Todo producto abierto debe contarse y convertirse a la unidad de conteo.
  • Establecer criterios sobre como contar productos que son muy numerosos, pero a la vez son unitarios. Ejemplo azucarillos para el café. Un método sería:
    
    1. Pesar la caja llena.
    2. Pesar la caja vacía (que apuntaremos en nuestro listado de recipientes).
    3. Restar la caja vacía de la llena y dividirlo entre el número de unidades que contiene. Recordar que aunque el azucarillo marque el peso del azúcar, el papel también cuenta. Así obtendremos el peso medio del azucarillo.
    4. En el inventario lo único que deberemos hacer es pesar la caja abierta entera. Posteriormente restamos el peso del envase vacío (que tenemos apuntado) y lo dividimos por el peso de cada unidad. Tendremos una medida muy aproximada del número de azucarillos que hay.
    5. Este método nos va a ser útil para infinidad de productos: azucarillos, triángulos para pizzas, barquetas de perritos, servilletas que no vengan en paquetes… También será el único método para conocer la cantidad de algunos productos (Bag in Box, por ejemplo). Podemos tener estos pesos en una hoja de cálculo que nos haga todas las transformaciones automáticamente. Incluso nos puede ser útil, si tenemos la báscula adecuada, para pesar barriles de cerveza.
• Revisar que tenemos toda la documentación necesaria:
  
  • Albaranes de entrega: tenemos todos los albaranes. La entrada de cada uno se repasó en la misma, para verificar que lo que figura en el albarán se entregaba realmente a la unidad, etc. En caso de faltar algún albarán habrá que verificar si hubo o no entrega y si es necesario solicitar un duplicado del albarán.
  • Abono: Los abonos deben reclamarse siempre en el momento de la devolución o error en la entrega de mercancía. Debe figurar claramente en el albarán de entrega (tanto en nuestra copia como en la del proveedor) la falta de determinado producto. En caso de devolución por alguna circunstancia de producto recibido anteriormente debemos de contar con el albarán de abono. Si no es así no se puede descontar este producto del inventario. Los productos que están deteriorados o caducados no se cuentan como inventario final, como hemos dicho anteriormente, pero sí se introducen como entrada de producto, para que figuren como coste.
  • Transferencias desde y a otras unidades. Si estamos trabajando con una cadena podemos haber trasferido producto entre unidades. Debemos contar con los correspondientes documentos que acrediten dicha transferencia.

Una vez con todos estos puntos claros iniciaremos nuestro conteo. Hay que decir que es muy importante guardar posteriormente las hojas de conteo, para poder contrastar los conteos en caso de que surja, posteriormente al cierre de inventario, alguna discrepancia.

Supongamos que hacemos el inventario sobre un solo producto, que llamaremos "A", y veamos qué circunstancias tendremos que tener en cuenta a la hora de realizar el inventario:

• Como hemos dicho tendremos que realizar un "inventario de inicio" que nos facilite la cantidad de producto de A con la que empezamos el periodo. Para ello contamos todo el producto de A, en su correspondiente unidad de medida y lo anotamos en nuestro programa de inventario como producto final. Una vez hecho cerramos el inventario. Con ello lo que conseguimos es tener el stock inicial de nuestra semana. Este punto sólo es necesario al iniciar los inventarios, ya que en los siguientes el inventario inicial es el inventario final anterior.
• A lo largo de la semana es muy probable que entre mercancía del producto A. Si es así lo introduciremos en la columna destinado a ello. Algunos programas, como ASIGH, lo hacen automáticamente a partir de la entrada de albaranes.
• También es posible, si estamos trabajando en un grupo o cadena, que recibamos o enviemos mercancía de otra unidad. En ese caso necesitaremos otras dos columnas para las entradas y salidas. ASIGH coloca las cantidades automáticamente a partir de los formularios de entrada y salida de producto, destinados a controlar, no solo las cantidades, sino también a quien y cuando se envían las mercancías.
• Otra posibilidad es que determinada cantidad de producto se haya deteriorado por una u otra causa:
  
  • Producto que se haya producido y no se haya podido vender: anulaciones hechas.
  • Producto caducado que se haya tenido que retirar: producto caducado.
  • Producto que se haya deteriorado por manipulación: desperdicio.

Todas estas cantidades se pueden controlar de dos maneras: a mano o por medio del sistema informático. De un modo u otro habrá que introducirlo en el sistema informático. Por lo que es muy recomendable que se facilite la introducción de estos datos y su reflejo posterior en el inventario. Si no lo hacemos así nos aparecerá como diferencias de inventario y no tendremos, a priori, información de qué las ha producido. Solo con información concreta de por qué se producen las desviaciones podremos emprender acciones eficaces para solucionarlas.

Una vez que estemos seguros que hemos reflejado en el sistema de inventario los movimientos conocidos del stock procederemos a efectuar un nuevo conteo de producto y volveremos a reflejarlo en la columna de "inventario final". Una vez con ello el inventario sumara al producto inicial todas las entradas de producto y le restara todas las salidas:

+ INVENTARIO INICIAL
+ Entradas de Proveedores
+ Entradas desde Otras Unidades
- Salidas a Otras Unidades
- Inventario Final
= GASTO DE PRODUCTO
- Producto Anulado Hecho
- Producto Caducado
- Producto Deteriorado (desperdicio)
= GASTO OPERATIVO

Si estamos seguros que hemos reflejado fielmente y sin errores todas las cantidades necesarias procederemos a “cerrar el inventario”. Esto indica a los sistemas que las cantidades son correctas, que archive al inventario y nos facilite los resultados del inventario. En algunos sistemas como en ASIGH, no hace falta cerrar el inventario para que nos facilite estos datos, aunque sí hace falta el cierre del inventario.

Con el cierre de inventario terminaríamos lo que es el inventario en sí y pasaríamos al análisis de los resultados.

No existe una periodicidad “estándar” para la realización del inventario: esta la dicta el negocio, pero si hay una serie de directrices que debemos marcar. El Inventario se usa para dos tareas fundamentales:

• Área Financiera: Conocer el gasto de producto mensual y poder cerrar la cuenta de explotación.
• Un inventario diario de las referencias más críticas. Estas referencias pueden ser críticas porque tengamos una desviación importante o por que consideremos que se están robando, etc. El inventario puede llegar a ser hecho incluso por turno si es necesario.

De la primera se obtiene la necesidad de conocer la cifra de stock final a fecha final de mes. De la segunda se obtiene la necesidad de un control diario de lo que pasa con nuestro stock.

Nuestra recomendación es que se realice al menos:

• Un inventario semanal o en su defecto mensual de todas las referencias en escandallo. Ello como veremos, no solo nos permitirá conocer y controlar nuestro coste de producto, sino agilizar tremendamente todo el proceso de pedidos y recepción de albaranes. La periodicidad irá directamente ligada al número de referencias que tengamos que contar y el tiempo que tardemos en hacerlo: no es lo mismo contar 100 referencias de compra que 1000.
• Un inventario diario de las referencias más críticas. Estas referencias pueden ser críticas porque tengamos una desviación importante o por que consideremos que se están robando, etc. El inventario puede llegar a ser hecho incluso por turno si es necesario.

Evidentemente el inventario diario es una herramienta que no es posible realizar con todas las referencias. Se deben escoger un máximo de cinco productos (la cantidad vendrá marcada por la facilidad o dificultad del conteo), y contar el stock que tenemos en la unidad. Necesitaremos por otro lado las ventas realizadas y tener actualizadas las entradas de producto, trasferencias… de la misma manera que un inventario normal.

El procedimiento es el mismo que para realizar un inventario semanal, excepto en que no hay que cerrarlo. ASIGH nos facilitará todos estos datos de manera actualizada y constante, con lo que nuestra única preocupación será contar.

En el caso de realizarlo a mano la mecánica también es muy sencilla. Se escogen las referencias que deseamos controlar y se cuenta todos los días al terminar o comenzar el día. Revisamos las entradas de producto (albaranes) y las posibles salidas de producto por transferencia o desperdicio y con una simple resta obtendremos el gasto realizado de cada producto en el día. Luego solo necesitamos obtener un informe de gasto diario de producto, que nos reflejará el gasto diario que se debería haber realizado en función de las ventas y escandallos, y revisamos las posibles diferencias.

Hay que tener presente que el objetivo de un inventario diario es llegar rápidamente, en unos pocos días, a conclusiones concretas de qué dificultad estamos teniendo en el gasto de producto e implementar soluciones que resuelvan el gasto excesivo. Si tenemos un descuadre de producto y el inventario diario no nos muestra las razones tendremos que usar otra estrategia, ya que muy probablemente los descuadres no se deben a errores operativos, sino a actos conscientes de una u otra naturaleza: sabotaje, robo…