Inventarios de Producto

Una vez hayamos cerrado el inventario deberemos analizar los resultados de inventario. Analizaremos dos aspectos: resultados totales y resultados de gasto por artículo.

Realizaremos un análisis tipo embudo: comenzando con las cifras más generales y globales y expandiendo posteriormente el análisis a datos más particulares para refinar y completar el análisis.

El primer resultado a analizar es el gasto total de coste de producto en porcentaje. Revisaremos si la cifra de COS % Real es adecuada según la estructura de costes del negocio y si presenta desviaciones respecto al COS % Ideal.

Si la cifra de COS % Ideal no es adecuada a la estructura de costes del negocio deberemos analizar la estructura de nuestra carta, por ejemplo con un análisis del Product-Mix, quizá tengamos un porcentaje alto de promoción, un desequilibrio en las ventas entre producto con alto y bajo coste o simplemente unos costes en algunos artículos altos, que están tirando del coste global hacia arriba. También analizaremos las cifras globales de coste de comida del personal, desperdicio, etc. ya que pueden estar alterando de manera significativa la estructura de costes. En todo caso estamos ante un problema de planteamiento del negocio.

Pero también puede ocurrir que nos encontremos con una diferencia entre el COS Real y el Ideal. En este caso nos encontramos ya con un problema operativo. Por lo que descenderemos en nuestro análisis a las diferencias por artículos, entre el gasto ideal y real. Este gasto ideal, como vimos sale de la venta de cada producto por su escandallo. Si no coincide tendremos que investigar la posible causa de las desviaciones y tomar las adecuadas medidas correctoras. Más adelante veremos un apartado dedicado a investigar las posibles causas de desviaciones.

Normalmente el sistema informático que calcula el coste ideal nos dará varios datos: el gasto real en unidades, el gasto real en moneda (precio de la unidad de medida x número de unidades vendidas), el gasto ideal en unidades, el gasto ideal en moneda, las diferencias entre ideal y real en unidades y en moneda, el porcentaje de diferencia (desviación / uso ideal), el stock final en unidades y en moneda y venta realizada en el periodo del inventario.

Así pues del inventario obtendremos varias cifras muy importantes:

• Coste de producto real. En moneda. Todo el producto gastado, ya sea por venta o desperdicio de cualquier tipo constituye el gasto de producto. Hay que recordar que esta es una cifra financiera y es la más importante. La cifra de coste de producto no busca causas, explicaciones o trata de emprender acciones. Refleja el gasto real que hemos tenido en un periodo independientemente de las causas o los responsables. En porcentaje representa la parte de las ventas que estamos destinando a pagar las mercaderías. Si es alto podremos investigar con el resto de cifras que podemos hacer para mejorarlo, pero no nos debemos despreocupar de un coste alto solo porque las causas estén “justificadas” o no seamos los responsables: la pervivencia del negocio está en juego.
• Gasto de Producto Real de cada artículo. En unidades de Medida. Nos dará el gasto real de cada artículo. A partir de este dato podremos calcular coeficientes de Gasto. Los coeficientes nos permitirán calcular pedidos, cantidades de preparación de productos, realizar cálculos de “inventario perpetuo” etc. El uso de estos coeficientes se ve en la parte de Gestión de Operaciones.
• Coste de Producto Teórico o Ideal. En moneda. Recordemos que cuando calculábamos los escandallos obteníamos el coste de producto ideal lineal. Es decir, el coste ideal que obtendríamos si vendiéramos una unidad de venta de cada producto. Pero en realidad de cada artículo venderemos una cantidad diferente y además cada uno tendrá un coste de producto distinto. Es por ello por lo que lo que nos interesa es el coste ponderado por las ventas, ya que este será nuestro coste ideal real, y este lo obtenemos del inventario.

El primer punto, como hemos comentado, del que nos tendremos que asegurar es que, al menos, nuestro coste ideal este dentro de los parámetros que consideraríamos "correctos". Si no es así, aunque controlemos adecuadamente nuestro producto, no conseguiremos resultados aceptables.

Una vez aquí nos preguntaremos: cual es una cifra aceptable de coste de producto? La primera respuesta es la que permita la supervivencia del negocio... De nada sirve tener una excelente calidad si no tenemos la capacidad financiera para mantener este coste hasta que los resultados de dicha calidad (junto con el resto de acciones que realicemos) se reflejen en las ventas.

Si no estamos en una situación financiera delicada diríamos que los costes medios del sector a igual posicionamiento. Si subimos nuestros costes por aumentar la calidad sin ser necesario seremos menos rentables, y si bajamos la calidad para ser más rentables seremos menos competitivos. De lo anterior se deduce que el conocimiento de nuestro sector es muy importante.

• La cifra de coste de producto ideal en moneda también nos va a servir para decidir las prioridades de importancia de las desviaciones encontradas: las mayores desviaciones en dinero son las prioritarias a resolver:
• Coste de Producto Teórico o Ideal. En unidades. El coste de producto teórico en unidades nos va a servir para varias cosas. Por ejemplo para decidir sobre qué productos actuar en función de su desviación. Aunque en este aspecto como dijimos, la cifra más importante es en moneda.
• Porcentaje de Desviación. Los porcentajes de variación nos muestran una medida de la magnitud de la desviación. Aunque a la hora de actuar sobre las desviaciones las prioridades las marcaran las cifras enteras, y no las porcentuales. Los porcentajes nos pueden dar indicaciones de errores de algún tipo, si vemos por ejemplo un porcentaje de variación mucho mayor o menor de la media que estábamos consiguiendo.
• Stock Final. En moneda. Nos va a dar la valoración financiera del stock que nos queda en tienda. Por un lado esta cifra nos servirá para realizar el inventario financiero, como posteriormente veremos. Por otro lado las cifras de moneda de stock final junto con las entradas y en unos cálculos que veremos posteriormente nos darán la media de stock inmovilizado que tenemos en la unidad. Es decir que stock medio tenemos en la tienda, y que necesitamos para vender.
  Como, según baja el stock, realizamos pedidos y lo reponemos, estas cifras de stock siempre se mantienen en niveles parecidos. Es por ello que se llama stock inmovilizado. El inmovilizado es importante porque en realidad es un capital que tenemos invertido destinado a realizar las ventas. Lo ideal es que (y esto depende mucho del tipo de negocio) el inmovilizado se sitúe entre 0,5 y 1,5 veces el stock necesario para vender una semana. Cifras inferiores pueden generar roturas de stock y necesitan varios aprovisionamientos semanales. Como generalmente el grueso de las ventas se concentrará en el fin de semana (generalmente), durante el cual no nos podemos aprovisionar, correremos riesgos de roturas de stock.
  Si las cifras son superiores, no solo estaremos inmovilizando más producto, y por tanto capital, lo cual conlleva riesgos de caducidades y roturas, sino que también necesitaremos más cámaras, almacenes etc. Tener en cuenta que el metro cuadrado de almacén vale dinero, luego cuanto mayor sea el almacén necesario más deberemos invertir en el negocio.
• Stock Final. En unidades. El stock final en unidades lo utilizaremos principalmente para hacer pedidos.
• Venta Realizada en el periodo. Es la venta que se ha realizado entre periodos. Nos servirá para calcular los costes.

Son muy interesantes los cálculos de “Inventario Perpetuo”, que, por ejemplo realiza ASIGH. Se basan y calculan diariamente el nivel de stock en función de entradas y ventas. Nos facilita el acumulado y nos avisa en caso de que el stock de alguna mercancía baje por debajo de unos mínimos que nosotros marcaremos. Normalmente lo que veremos serán algún tipo de aviso cuando el programa detecte que el stock de algún artículo ha descendido por debajo de determinado nivel, que habremos marcado previamente.

Aunque este tipo de cálculos solo es posible llevarlos informáticamente es importante conocer como los calculan los sistemas informáticos. En todos los casos deberemos llevar al día la entrada de artículos de compra. Los gastos sin embargo se pueden calcular de varias maneras:

• En función de las ventas por artículo y el coeficiente de gasto ideales (escandallo): Toma la venta en unidades por artículos y la multiplica por la cantidad de cada referencia que aparece en el escandallo. El problema de este cálculo es que está referido a un ideal: el programa entiende que lo que gastamos es lo que aparece en el escandallo.
  Debemos tener precaución en los artículos con diferencia entre el gasto ideal y el real mientras no podamos resolver estas diferencias, ya que cuando, por ejemplo debíamos estar gastando uno, podemos estar gastando uno con cinco, y el stock de producto se agotará en la realidad más rápido de lo que calcula el programa.
• En función de las ventas en moneda totales y el coeficiente de gasto real (x unidades por cada 1000 €, por ejemplo). Se realiza con el coeficiente de gasto real, por lo que evita el problema anterior, pero por el contrario solo se puede calcular respecto a la cifra global de ventas, ya que por lo general casi todos los productos se calculan con receta. Como el porcentaje de venta respecto al total vendido varía cada semana este cálculo es en realidad aproximado.
• En función de las ventas por artículo y el coeficiente de gasto ideal (escandallo), corregido con un porcentaje de desviación en inventario entre ideal y real: De esta manera compensamos el posible sesgo del primer punto. Como desventaja tenemos que prácticamente ningún sistema informático calcula de esta manera y que el inventario debe estar perfecto, para evitar datos erróneos.
• En función de las ventas por artículo y el coeficiente de gasto ideal (escandallo), corregido con ajuste de sobrantes / faltantes realizados en el momento del pedido: se basa en revisar en el momento de realizar un pedido que el stock que nos indica el sistema es el que realmente tenemos en la unidad, y si no coincide, introducir una corrección. De esta manera compensamos en mayor medida todos los posibles sesgos anteriores, ya que en realidad estamos verificando que el stock que el sistema nos indica es el que realmente tenemos, y si no es así, lo corregimos, y dicha corrección permanece para durante las siguientes revisiones. Como desventaja tenemos que todavía menos sistemas informáticos calcula de esta manera.

Junto con el inventario físico deberemos realizar el Inventario Financiero. El inventario financiero es muy fácil de realizar y nos permite contrastar que la información que tenemos introducida en el sistema en cuanto a precios, cantidades, formatos etc. es correcta. De no ser así se detectarán desviaciones entre el gasto que refleje el inventario financiero y el gasto que refleje el inventario normal.

Los pasos para realizar el inventario financiero son:

1. Tomamos la cifra inicial de stock, que será la cifra de stock final del último inventario.
2. Valorar si es que no lo están todos los albaranes de entrada de producto y sumarlos al inventario inicial.
3. Añadir sumando o restando, según el caso, transferencias etc.
4. Restar la cifra de stock final que nos aparece en el inventario normal.
5. Comparar esta cifra de gasto con la reflejada por el inventario normal. Si hay descuadre debemos verificar albaranes y los datos con los que trabaja el sistema hasta encontrar el porqué de la discrepancia.