Corregir las Diferencias de Inventario

¿QUÉ SON LAS DIFERENCIAS DE INVENTARIO?

Tras el análisis que realicemos de nuestros resultados de inventario, encontraremos que en muchos artículos el gasto ideal que deberíamos hacer tenido respecto a la venta de un artículo de compra, no se corresponde con el gasto real que hemos tenido. Deberíamos haber gastodo 5 unidades y hemos gastado 7, por ejemplo.

Es lo que conocemos como Diferencias de Inventario. El proceso de mejora en la gestión del coste de producto es encontrar por qué se producen estas diferencias y actuar para corregir las causas y no se produzcan.

¿CÓMO CALCULAN LOS SISTEMAS INFORMATICOS EL GASTO IDEAL DE UN ARTICULO?

En la inmensa mayoría de los casos no nos vamos a encontrar con problemas de coste de producto por gastos ideales altos, sino por gastos reales altos, es decir, las desviaciones están generadas por una gestión de producto mejorable.

Para poder analizar correctamente un coste ideal debemos anteriormente ver el tratamiento que dan los sistemas informáticos a los diferentes productos para calcular el gasto:

• Productos calculados unitarios. Son todos aquellos en los que su unidad de conteo corresponde con su unidad de venta: latas de refresco, bolsas de patatas… En estos productos no debería haber desviaciones, por cuanto su uso no está condicionado a un mal cálculo del escandallo, ni a un uso inadvertido de mayor o menor cantidad.
  En estos casos la cantidad vendida debe ser igual a la cantidad gastada.
• Productos calculados con receta. Son aquellos productos de los que se parte de una receta o medida de uso. Por tanto, la utilización de mayor o menor cantidad en la preparación de los productos de lo especificado por la receta puede dar lugar a desviaciones.
  En estos casos el sistema multiplica la cantidad vendida del artículo de venta por la cantidad de cada ingrediente que lleva en escandallo, y luego suma todas las cantidades gastadas de cada ingrediente.
• Productos estimados: Son aquellos productos de los que su uso ideal proviene de una media estadística o un coeficiente de gasto, que se actualizada periódicamente. Ello es debido a que no dependen de una receta y no se puede ligar la venta al gasto directamente. Un ejemplo son las servilletas de papel o las cañitas de refrescos.
  En estos casos el sistema multiplica la venta realizada por el ratio de gasto REAL que se tuvo en el último periodo de inventario. Si por ejemplo en el último periodo se vendieron 1000€ y gastó un paquete de servilletas el ratio es 1 paquete de servilletas de gasto por cada 1000€ de venta. Si en el periodo actual hemos gastado 2000€ el sistema nos asignara de gasto ideal 2 paquetes.
• Productos igualados: Como los anteriores, no dependen de una receta ni se pueden ligar a la venta. En este caso no se calcula media sino que directamente se iguala el uso ideal al uso real. Son muy escasos y normalmente se usan para artículos que conviene contar pero no afectan sustancialmente al total del coste ideal. En otras ocasiones no se tratan en el inventario y por tanto no se cuentan. Un ejemplo puede ser plástico transparente para envolver productos, productos de limpieza, etc.
  En estos casos lo que indiquemos de gasto real es lo que el sistema nos asignará como ideal, para no distorsionar el análisis del mismo.

Evidentemente la única manera real de actuar profesionalmente respecto al coste de producto es contar con una información fidedigna de gastos ideales, por lo que vamos a considerar que se cuenta con esta información: se realizan inventarios correctamente, los escandallos están hechos correctamente etc.

El siguiente punto que es importante recalcar es que debemos asegurarnos de realizar todos los pasos y funciones correctamente. Como veremos encontrar las causas de las desviaciones o de unos desperdicios altos exige en ocasiones una labor "detectivesca". Nuestros propios errores a la hora de reflejar la información o repasarla adecuadamente pueden complicar tremendamente dicha labor. Errores en la entrada de cantidades de producto, errores en los conteos, en las unidades de medida etc. pueden hacer inservible cualquier tipo de análisis. Vamos pues en primer lugar a revisar los errores administrativos más comunes.

CAUSAS DE DESVIACIONES Y DESPERDICIOS ALTOS

• Errores de Conteo. Es con mucho el más común de los errores. Debemos tener presente que los inventarios se hacen en muchas ocasiones después de la jornada, cuando ya estamos cansados, que en muchas ocasiones se hace con prisa por terminar, con producto mal colocado que dificulta el conteo, con la misma referencia en varios lugares de la unidad, etc. Es por ello recomendable realizar el conteo por dos personas.
• Errores al introducir los datos de inventario. En muchas ocasiones una coma de más o de menos puede dar lugar grandes desviaciones, por ejemplo. Por este motivo comentábamos anteriormente que es importante guardar al menos hasta el siguiente inventario las hojas físicas de conteo.
• Faltan albaranes por introducir. También es muy común. Falta de organización en los albaranes, no tener un sitio asignado para guardarlos, traspapeleos, etc. pueden hacer que nos falte algún albarán. Asignar un sitio específico para dejar los albaranes, hacer que estos se firmen con nombre legible en la recepción por los empleados, introducir los albaranes lo más pronto posible en el sistema informático, sin esperar al día del inventario, identificar cada albarán con un código de entrada y llevar un listado de recepciones de producto nos puede ayudar a evitar estos errores. También pueden haberse traspapelado abonos o transferencias
• Albaranes mal introducidos en el sistema informático. Se pueden introducir errores a partir de cambio de datos (por error, por estar ilegible al albarán por algún motivo…), por cambios de formato en los productos, por no introducir el formato adecuado (quizá no es igual el formato de compra que el formato de medida), por productos nuevos no dados de alta correctamente…
• Falta por introducir productos retirados por algún motivo. Los productos caducados, rotos, cancelados pero hechos, etc. como ya dijimos, se deben introducir en el sistema informático. Si en el momento en que se produce dicha retirada no se recoge el dato, ya sea directamente en el sistema informático o en algún documento para añadirlo posteriormente, nos encontraremos con una desviación.
• Errores en la toma de pedidos a clientes. Los errores en la mayoría de los casos producirán cancelaciones hechas.
• Errores en la recepción de los productos. Si firmamos un albarán de entrada validando la entrada de producto que realmente no han llegado a la unidad encontraremos desviaciones con nuestro coste ideal.
• Uso de productos no aprobados. La realización de cálculos de escandallos se realiza sobre un tipo de producto en concreto. El cambio en el uso de estos productos o el uso de productos no aprobados, puede generar desviaciones.
• Usos no aprobados de producto. También puede ocurrir que se usos productos para labores diferentes de las aprobadas: ejemplo triángulos de pizzas para tomar notas.

CAUSAS DE DESVIACIONES Y DESPERDICIOS ALTOS - DESVIACIONES EN PRODUCTOS CON RECETA

• Roturas de productos no registradas.
• Consumos no registrados: por ejemplo cortesía con un cliente que no se registra en el sistema informático.
• Robo de producto, ya sea interno o externo.
• Recetas mal calculadas:
  
  • Error en algún dato de las recetas. Debemos tener una copia de las cantidades de las recetas para poder contrastar los datos de las mismas.
  • Falta de actualización de datos de las recetas. Cambios en los precios por los proveedores o por cantidades a utilizar que no estén actualizadas nos van a dar desviaciones, sino en cantidad sí en moneda.
  • No hay concordancia entre las medidas volumétricas y de peso. Como dijimos el uso de pesos puede ser complicado en determinadas ocasiones, por lo que se suele utilizar siempre que se puede medidas volumétricas y unidades (Ver Módulo Operaciones). Si no coinciden las medidas volumétricas con los pesos asignados nos encontraremos desviaciones.
  • Los escandallos están hechos en unas condiciones imposibles de cumplir en la unidad. Como dijimos los escandallos deben estar hechos en condiciones ideales. Si tenemos problemas de almacenamiento o calor en la unidad se producirán problemas de apelmazamiento de materias primas, de malas descongelaciones etc. que generarán descuadres en la unidad.
  
  
  
• Especificaciones que no se cumplen: Se producirán desviaciones si no se usan las especificaciones de producción, por prisas, mala o insuficiente organización del trabajo, falta (o incluso exceso) de recursos, falta de herramientas adecuadas (vasos volumétricos etc.), falta de formación del personal, errores de interpretación de las recetas, etc.
• Actualización en los cambios de las recetas a nivel operativo. Si las recetas se han modificado pero dicho cambio no se ha transmitido a las personas pertinentes pueden producirse desviaciones.
• Desperdicio no registrado.
• Mermas mal calculadas.
• Funcionamiento incorrecto de maquinaria. Un deficiente mantenimiento básico de la maquinaria provoca un rendimiento bajo del producto. Por ejemplo un condensador sucio hará que el producto se apelmace: a igual volumen el peso aumentará y gastaremos más producto. Por supuesto en este punto hay que añadir que se aumenta el riesgo de avería de la maquinaria, lo que puede conllevar producto en mal estado que haya que retirar.
• Pedidos de producto incorrectos:
  
  • Excesivo: pedidos excesivos hacen peligrar la caducidad de los productos, un mayor riesgo de robo o deterioro por deficiente almacenaje, etc.
  • Insuficiente: Provoca traslados de productos o compras a proveedores no habituales, que puede que no cumplan los requisitos adecuados, o no se respete la cadena del frío, etc.
• Descongelación de producto incorrecta:
  
  • Excesivo: El producto se puede caducar. Por otro lado se puede producir una deficiente descongelación. Mucho producto apilado se apelmazará y disminuirá el rendimiento.
  • Insuficiente: Hay riesgo de utilización de producto no totalmente descongelado. También tenemos riesgo de utilización de producto descongelado a temperatura ambiente.
• Problemas en la preparación:
  
  • Excesiva: Desperdicio por caducidad.
  • Insuficiente: Desperdicio por operación precipitada.
• Mesas de preparación, mesas frías:
  
  • El rendimiento de los productos disponibles en las mesas frías se reduce si no respetamos la línea de frío marcada en los contenedores
  • La distribución incorrecta de los contenedores puede producir un desperdicio de producto por precipitación en la reposición
  • No cubrir todos los huecos de las mesas frías o un almacenamiento que no permita la circulación de aire en el interior, reduce el rendimiento de las mismas
• Baños María, Fogones, plancha, conservación en caliente:
  
  • El rendimiento de los productos almacenados en caliente disminuye con el paso del tiempo. Normalmente las fechas de caducidad son cortas y en algunos casos los productos no se pueden reutilizar.
  • Temperaturas incorrectas de cocinado, o mala utilización de la maquinaria pueden estropear los productos o disminuir su rendimiento.
• Insuficientes prácticas higiénicas o mantenimiento de la maquinaria puede deteriorar el producto y/o reducir su rendimiento.
• Procedimientos de cocinado incorrectos o inadecuados puede estropear los productos y/o reducir su rendimiento.
• Emplatados, empaquetados, distribución. Malas prácticas, errores en la asignación de pedidos o inadecuación a las procedimientos establecidos pueden deteriorar el producto y/o reducir su rendimiento

DESVIACIONES EN PRODUCTOS ESTIMADOS E IGUALADOS

Las desviaciones en productos estimados deben tomarse con cautela, debido a la propia naturaleza del producto. No obstante desviaciones de la media y aumentos o disminuciones significativas del coeficiente de uso puede indicarnos aspectos mejorables de la operatividad.

En los productos igualados por su propia naturaleza no vamos a encontrar desviaciones respecto al ideal, no obstante es conveniente revisar la evolución su coeficiente de gasto, ya que podría ocurrir que un aumento sostenido de un producto igualado provenga de una gestión inadecuada del ismo que aumente innecesariamente el coste de producto.

Gracias por leernos y hasta el siguiente artículo.

 - Eduardo Sánchez