Pedidos a Proveedores

Con los pedidos a Proveedores reabastecemos nuestro local con las materias primas necesarias para la venta. Para realizar los pedidos nos vamos a basar en tres factores principales: las existencias que quedan en el local, la venta esperada hasta la siguiente fecha de reabastecimiento y los coeficientes de gasto.

Es esencial hacer correctamente los pedidos de reabastecimiento. Pedir demasiado puede conducir a desperdiciar, desechar, pérdida de tiempo administrativo en la contabilidad de los artículos, así como la posibilidad de robos y hurtos.

Además, tener demasiados productos almacenados en el restaurante es un gasto innecesario. Debemos tener presente que tener productos en el local supone tener una cierta cantidad de dinero invertida en ellos (el valor que nos haya costado adquirirlas). Este dinero lo tenemos invertido y no lo rentabilizamos hasta que las mercancías se venden, de ahí que se le llame Inmovilizado. Si tenemos más producto del que necesitamos no podemos rentabilizarlo: tenemos una inversión con rentabilidad cero que podríamos estar invirtiendo de otra manera. Puede incluso que nos encontremos con problemas de espacio de almacenamiento.

Por el contrario pedir demasiado poco o insuficiente para las necesidades conducirá a roturas de stock: nos quedamos sin producto luego no podemos venderlo a los clientes. Esto siempre conducirá a un servicio al cliente por debajo de lo esperado y, en ocasiones a clientes insatisfechas, por ejemplo si nos damos cuenta de la rotura de stock cuando el cliente ya nos ha pedido el producto y tenemos que decirle que nos hemos quedado sin él.

Por tanto es vital pedir de forme acorde a nuestras necesidad, ni de más ni de menos, y siempre teniendo presente un "stock de seguridad" para cubrir subidas imprevistas de ventas, retrasos en la entrega etc.

Una fórmula simple es tener la cantidad suficiente de producto para la venta entre abastecimientos, junto con una pequeña reserva para hacer frente a los aumentos de ventas calculados o retrasos en el servicio de los proveedores. A esto se le llama la proporción de inventario y constituye una buena medida de las reservas que se deben tener a mano en el restaurante.

Esta proporción de inventario depende de los productos concretos que utilicemos, su formato de compra y el periodo de tiempo entre abastecimientos, pero suele estar entre 0,5 y 1,5 veces la cantidad de producto que vendamos en una semana, aunque en algunos casos puede ser necesario hasta 2.. Es decir, si semanalmente tenemos un gasto de producto de 5.000 €, la proporción de inventario estará entre 2.500 y 7.500 €. Menos inventario puede generarnos problemas de stock y más allá estaremos almacenando más producto del necesario.

Otro punto de importancia son las fechas de pedido y servicio. En principio podemos decir que siempre debemos tener unas fechas concretas para realizar y recibir los pedidos. Realizar los pedidos sin fechas concretas, simplemente cuando bajan los stocks (como suele ocurrir en ocasiones con los productos de limpieza) solo conduce o bien a roturas de stock o bien a sobrestockajes.

La frecuencia de los pedidos (que deberemos acordar previamente con el proveedor) normalmente irá en función principalmente de las necesidades de reposición, el volumen de los productos en concreto, el importe de cada uno de los pedidos (los proveedores rentabilizan su servicio de reparto concentrando el importe de los pedidos, por lo que es probable que nos soliciten un pedido mínimo) nuestra capacidad de almacenamiento y la caducidad de los productos. Normalmente entre 1 y 2 pedidos a la semana son suficientes para la gran mayoría de los productos, aunque habrá otros que tengamos que pedir prácticamente todos los días si, por ejemplo tienen una caducidad baja o un volumen que excede la capacidad de almacenamiento, y otros en los que con un pedido cada dos semanas tendremos suficiente, como suele ocurrir con los productos de limpieza.

Es muy importante disponer de proveedores con los cuales trabajemos en CALIDAD CONCERTADA. Esto quiere decir que existen una serie de normas de suministro pactadas con los mismos de forma previa a su HOMOLOGACION (acuerdo de suministro pactado y autorizado), siendo las principales la necesidad de poseer el correspondiente número de inscripción en el Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos, así como tener implantado el correspondiente Plan de Autocontrol según lo establece la Legislación Sanitaria en vigor.

Ello nos va a permitir trabajar con una serie de procedimientos concretos para trabajar y una serie de normas que garantizarán cumplir con la calidad de servicio acordada con nuestra empresa.

Otro aspecto importante son las fechas de pedido y entrega. Ambas deben estar lo más cercanas posible la una de la otra, y, para productos de alta rotación, a ser posible con no más separación de dos días. Por otro lado debemos evitar la realización de pedidos en los que transcurre el fin de semana entre el pedido y la entrega, como los que se realizan jueves o viernes y se entregan el lunes o martes, excepto si nuestro negocio no abre el fin de semana. Esto es debido a que generalmente el grueso de las ventas se realizan en casi todos los negocios de restauración en el fin de semana, con lo que es prácticamente imposible saber el viernes que nos va a hacer falta el lunes.

Para realizar los pedidos necesitaremos conocer:

1. Proveedores para los que necesitamos hacer el pedido en el día. Este aspecto implica tener un listado días concretos de pedido y entrega para cada proveedor. Por supuesto los datos de contacto correctos de los proveedores.
2. Listado de artículos homologados/acordados con cada proveedor.
3. Fecha de entrega del pedido y fecha de la siguiente reposición. Ello nos permite saber el número de días para los que debemos calcular el pedido.
4. La previsión de ventas en los días para los que nos estamos aprovisionando.
5. Coeficientes de gasto de los productos a pedir.
6. Stock de seguridad de los productos a pedir
7. Stock que tenemos en la unidad de los productos.

Normalmente obtendremos un listado de los productos a pedir y realizaremos el cálculo de las necesidades.

Necesidades = (Coeficiente de gasto x Previsión de Venta) + Stock de Seguridad

De esta manera obtendremos la necesidad total de producto durante los días de pedido. Solo nos falta restar la cantidad de producto que nos quede en la unidad y tendremos el pedido calculado:

Necesidades = (Coeficiente x Previsión de Venta) + Stock de Seguridad - Stock en Almacén

Realizaremos el pedido y lo enviamos por los medios acordados.

Los cálculos anteriores son sencillos de realizar en sí. Pero lamentablemente en la vida real nos encontramos con dos problemas principales: que obtener los datos para el cálculo puede ser difícil si no contamos con los medios adecuados, y en segundo lugar que hacer el cálculo de forma manual para todos los artículos que vamos a necesitar pedir cada día lleva bastante tiempo, por lo que tiende a no hacerse. Sobre todo en negocios con muchas artículos de compra.

Así en la vida real, nos encontramos con muchos negocios que básicamente, la persona que va a hacer el pedido (que en muchas ocasiones ni es el gerente ni conoce ningún dato de ventas y gastos de la unidad), va al almacén (algunos ni van), revisan los que queda de cada materia prima, hacen unos cálculos a ojo y apuntan en algún sitio un pedido directamente. Y claro con esta "metodología" se generan multitud de problemas:

• Si no tenemos un listado de los pedidos que tenemos que hacer cada día indefectiblemente en algún momento se nos pasará realizar un pedido necesario. O bien nos daremos cuenta cuando tengamos una rotura de stock, o bien nos daremos cuenta tarde, y tendremos que buscar, si es posible un método de "aprovisionamiento alternativo creativo" (en muchas ocasiones el chino más cercano).
• Y por otro lado si no tenemos fecha para los pedidos tampoco tendremos fecha para las recepciones, con lo cual en algún momento un pedido se retrasará o no llegará y puede que ni siquiera nos enteremos.
• Si no tenemos un listado de artículos homologados los problemas son múltiples:
• No tenemos seguridad que proveedores y artículos cumplen con la normativa legal y sanitaria requerida, lo cual nos vincula al utilizarlos.
• Pediremos distintas referencias sin control: no tendremos estabilidad de precios de compra (y por tanto el margen puede peligrar), ni de calidad, y administrativamente será ingobernable
• Y tarde o temprano se nos olvidarán de pedir algún producto necesario con lo que volveremos a la rotura de stock o al "aprovisionamiento alternativo creativo"
• Si no tenemos clara la fecha de entrega del pedido y la fecha de la siguiente reposición no sabemos para cuantos días estamos pidiendo, con lo cual hagamos el cálculo que hagamos estamos pidiendo "a ojo".
• Si no tenemos previsión de ventas real volvemos al punto anterior de la previsión a ojo. Nos chuparemos el dedo, lo pondremos para arriba y diremos "hummmm, de esto gasto 3 a la semana…". Esto generalmente, o directamente está mal, o es una previsión que sobrestocka la unidad: si pide para no quedarse sin el producto… Y PERSONALMENTE ME HE ENCONTRADO MUY POCAS UNIDADES QUE HAGAN REALMENTE PREVISIONES DE VENTAS, siendo, como son, el punto clave de la gestión, puesto que todos los recursos se asignan en función de estas.
• Si no tenemos coeficientes de gasto, pues no sabemos realmente cuanto gastamos, por lo que estamos exactamente igual que en el punto anterior. Y aunque se pueden calcular de manera sencilla en un Excel, todavía no me he encontrado ningún negocio que calcule estos ratios a mano: o se los facilita su sistema informático (como hace ASIGH y otros sistemas) o directamente no se calculan.
• Si no calculamos un stock de seguridad pues en cuanto nos suban un poco las ventas, o un pedido se retrase corremos en serio riesgo de quedarnos sin stock.
• Y si no nos tomamos ni siquiera la molestia de ir al almacén a ver que stock nos queda de producto, pues mucho menos vamos a hacer todo lo anterior, con lo cual los problemas están asegurados.

El proceso de realizar pedidos comienza realmente con tener perfectamente definidos los proveedores, distribuidores y artículos de compra con los que trabajamos. Con ello evitamos el que hemos listado arriba como problema número 2 (falta o no esta actualizado el listado de artículos homologados/acordados con cada proveedor).

También, y aunque no tiene que ver con el proceso de pedido, los artículos genéricos y los escandallos, ya que de esta manera aprovecharemos todo el potencial del sistema.

Al definir los distribuidores hay dos aspectos muy importantes que debemos definir: los días de pedido (y hora límite si procede) y los días de entrega (y el horario acordado si este lo está). Posteriormente podremos sacar un listado ordenado de los pedidos que debemos hacer cada día, y ASIGH nos facilitará unos formularios de control de los pedidos realizados, recibidos y traspasados (a albarán o factura). Con ello evitaremos los problemas 1 (pedidos que debemos hacer en el día) y 3 (fecha de pedido y fecha de reposición).

En los siguientes vídeos vamos a ver lo sencillo que es realizar un pedido con ASIGH, tanto de la forma normal como cuando utilizamos previsiones de ventas.

Pedido Normal

Pedido con Previsión de Ventas

Como vemos, ya sea de la manera normal o con previsiones de ventas, la realización de pedidos es muy sencilla, y no solo no nos lleva más tiempo del que usaríamos para realizar un pedido sin sistema, sino que nos ahorramos muchísimo tiempo por no tener que resolver la infinidad de errores que se generan al realizar pedidos sin criterios.