Albaranes y Facturas de Producto

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL CIRCUITO DE PEDIDOS->ALBARANES-FACTURA-CRUCE-ALBARAN/FACTURA?

Organizar adecuadamente el circuito de documentación es fundamental para poder lograr un control efectivo del coste de producto, y que nos requiera una inversión mínima de tiempo. En este circuito es necesario además llevar al día todos los pasos, ya que el retraso en cualquiera de ellos nos supondrá retrasos y descontrol en otras partes del proceso, como luego veremos.

Si queremos llevar un control efectivo de la documentación, la clave es empezar el circuito con los pedidos y, al menos en ASIGH, reflejar dichos pedidos en el sistema. Como veremos a continuación, el realizar los pedidos por el sistema no sólo no nos lleva más tiempo, sino que en realidad lleva menos, sobre todo porque evitaremos infinidad de errores que llevan tiempo de solucionar. Y también porque una vez metido el pedido en el sistema, los pasos siguientes de dar entrada a albarán, artículos y facturas son prácticamente automáticos, con lo cual generaremos todo lo necesario para tener un completo control del stock, el gasto, la cuenta de explotación, el cumplimiento de escandallos, los precios de compra, y por tanto los que aplicamos en venta, nuestros márgenes, etc. etc.

Veamos pues cómo deberíamos realizar este circuito.

¿CÓMO REALIZAR PEDIDOS CORRECTAMENTE?

Cuando hacemos un pedido a un proveedor sin seguir un método de control de stock, lo normal es, al menos, mirar cuanto stock tenemos de cada producto del proveedor en cámaras y almacenes, y luego estimar a ojo las necesidades de producto que vamos a tener para el periodo de pedido, apuntar las cantidades a pedir en algún sitio, y posteriormente hacer el pedido al proveedor. Bien sea de forma telefónica, mail, al preventa, etc.

Cuando hacemos el pedido con ASIGH, y siguiendo un método estructurado con previsión de ventas, haremos realmente lo mismo pero más rápido. Con ASIGH, meteremos los datos del pedido, y nos aparecerá un listado con todos los artículos que tenemos homologados con el proveedor, con lo que nos aseguramos de que no se nos olvida pedir ningún producto que nos pueda ser necesario. Solo tendremos que indicar las cantidades y tendremos el pedido hecho.

Si estamos trabajando con pedidos con previsión de venta el sistema nos mostrará (si tenemos actualizadas las entradas de producto) que cantidad de producto deberíamos de tener en almacén. Como debemos revisar dicho stock para el pedido, al hacerlo estamos realizando a la vez un control de inventario sin gasto adicional de tiempo.

En este modo de hacer el pedido, el sistema nos puede calcular además las necesidades de producto que vamos a tener en función del coeficiente gasto del producto de compra y la previsión de venta que tengamos para el pedido. Con ello NO necesitamos estimarlo a ojo, el sistema nos va a decir exactamente cuánto necesitamos de cada producto. Finalmente nosotros decidiremos si pedimos la cantidad recomendada u otra. Somos nosotros los que vamos a decidir finalmente cuanto vamos a pedir, ya que puede haber circunstancias que el sistema no pueda tener en cuenta, como un cambio en la carta, una futura promoción, etc.

Una vez hecho el pedido podemos enviarlo inmediatamente al proveedor por email, si tenemos acordado dicho de método de envío con él (para lo cual lo único que debemos hacer es apretar un botón), hacerlo por teléfono, o bien imprimirlo si pasa un preventa. ASIGH cuenta con un sistema para indicarle si el pedido está realmente pedido al proveedor (podemos hacer los pedidos antes, dejarlos preparados, y hacerlos en un momento posterior), si hemos recibido el pedido por parte del proveedor y si, una vez recibido el pedido lo hemos traspasado a albarán o factura. Esto nos facilita el saber en cada momento el estado de todos nuestros pedidos: cuales están hechos, cuales estamos esperando y para cuando, etc.

Una vez que hemos recibido el pedido podemos "traspasarlo" a albarán o factura según corresponda. Esto quiere decir que con indicárselo al sistema este nos creará automáticamente la entrada del albarán o factura, incluidos los artículos correspondientes a los mismos.

¿QUÉ SON LOS ALBARANES DE ENTREGA?

Los albaranes son documentos que justifican la entrega de una mercancía o la realización de un servicio, del que posteriormente se presentará un documento como requerimiento de pago: la factura. Debemos tener muy presente que es un documento que posteriormente permitirá el requerimiento del pago de una deuda, muchas veces por importes muy importantes. Es nuestra misión que estos documentos reflejen fielmente la realidad y que se tramiten de manera correcta internamente.

La gestión de los albaranes de entrega es fundamentalmente para la gestión del coste de producto y, por ende, para el control financiero de la unidad. Nos va a permitir introducir todos los gastos generados en la unidad, la entrada de artículos, el control de precios y la generación de la Cuenta de Explotación.

En el caso de que sean albaranes de entrega de producto con pedido realizado en ASIGH la manera más rápida de introducirlo es traspasarlo desde la página de pedidos. Pulsaremos "Traspasar a Albarán", en el pedido, con lo que se nos creará un nuevo albarán a partir de los datos del pedido. Posteriormente podremos modificar la fecha de albarán si es distinta de la fecha de recepción del pedido y nos aparecerá un listado con los artículos y cantidades pedidas y recibidas.

En las cantidades recibidas de cada artículo aparecerá la cantidad pedida pero podremos modificarlas caso de que no haya sido así. Si las cantidades son correctas, simplemente pulsaremos traspasar y tendremos introducido en el sistema informático el albarán con sus artículos correspondientes. Paralelamente se actualizan las casillas correspondientes a pedido recibido y traspasado, por lo que siempre tendremos un control de que pedidos hemos realizado, cuales hemos recibido, y de cuales estamos en espera de recibir.

Los albaranes en ASIGH cuentan con una doble valoración: la suma de los importes de cada uno de los artículos pedidos, y el importe que refleja el propio albarán. Estos dos importes deberían coincidir, pero no siempre va a ser así: si el proveedor nos ha cambiado un precio y no nos ha avisado, la suma de importes de los artículos que nos dé el sistema no va a coincidir con la suma que refleja el albarán. Esta es la manera que tenemos de asegurarnos que no nos cambian precios de compra sin que lo sepamos: en cuanto nos cambien un precio dichos importes no van a coincidir, y tendremos que mirar por qué. Este aspecto es esencial de cara a la gestión del coste de producto, por cuanto es una fuente importante de descuadres: precios o descuentos mal aplicados, faltantes de producto que no se reflejan en los albaranes etc... y que en ocasiones son muy difíciles de localizar en estadios posteriores. Y por supuesto si no hacemos un buen control, es una fuente importante de dinero perdido que es prácticamente imposible de localizar sin este tipo de control.

Si ha habido alguna incidencia podremos editar el pedido, reflejarla en comentarios y marcar la casilla Pasar a Agenda, con lo que al grabar el albarán se nos grabará adicionalmente una entrada en la Agenda con la incidencia ocurrida. Al traspasar pedidos ASIGH coloca automáticamente el Tipo de Coste al que pertenece el albarán como Gasto de Comida. Podremos modificarla caso de ser necesario.

Es importante también reflejar en la agenda todas las incidencias que nos vayamos encontrando referidas a artículos, proveedores y entregas. Esta información con seguridad nos hará falta posteriormente en algún momento, sea en el cruce de albaranes y facturas o en los momentos de negociaciones con el proveedor.

Quizá el más vital de los elementos para la gestión del coste de producto referido a los albaranes es EL ORDEN. Los albaranes son documentos con muchos datos importantes, que reflejan la entrega de un producto o servicio del que vamos a tener que responder monetariamente, que van a ser utilizados en muchas ocasiones y por personas diferentes y que se acumulan en una cantidad asombrosa en poco tiempo. Si no los manejamos con pulcritud nos vamos a encontrar en dificultades con seguridad. En este aspecto incluimos puntos como:

• Albaranes correctamente ordenados por proveedor y por fecha.
• Eliminar correctamente siempre que sea posible los bordes punteados de las impresoras matriciales. Si están doblados que sea correctamente, no de cualquier modo.
• Con un sitio específico si no se han introducido en el sistema informático y correctamente archivados y ordenados cuando se ha hecho. Jamás se debe perder un albarán.
• Firmados con firma legible por la persona que ha recibido el pedido, y con todos los comentarios que sean precisos escritos igualmente de forma legible en él. Siempre sellados con un sello de nuestro negocio.
• Una vez que hemos introducido un albarán en el sistema informático debemos escribir a mano en él, el código de unidad y el número de identificación del registro con el que se graba en nuestro sistema informático.
• Si tenemos que traspasarlos en algún momento a otra persona o departamento, hacerlo correctamente en forma y fecha.
• Todos los productos o servicios entregados en la unidad deben tener el albarán o factura justificativos. Si en algún momento puntual nos entregan un producto o realizan un servicio y no nos entregan factura, debemos editar un documento interno que lo atestigüe, y tramitarlo como un albarán más.

¿QUÉ SON LAS FACTURAS?

Las facturas son documentos acreditativos de deudas contraídas por nuestra empresa con terceros. En ocasiones reflejan directamente la realización de un servicio o una entrega de mercancía, y otras resumen entregas y servicios acreditados con albaranes. En cualquier caso es nuestra misión asegurarnos de que reflejan fielmente la realidad, y de que los importes que figuran en ellas se corresponden con lo acordado previamente, sea mediante contratos específicos o precios pactados.

En primer lugar debemos asegurarnos de que la factura contiene todos los datos necesarios. Para ello la factura debe contener:

• El título FACTURA, legible en algún lugar de la misma.
• Datos del titular que emite la factura: CIF/NIF, nombre personal o de la sociedad y dirección fiscal.
• Datos de quien recibe la factura: CIF/NIF, nombre personal o de la sociedad y dirección fiscal.
• Conceptos facturados.
• Importes con desglose de los tipos de IVA/IGIC aplicados, las bases imponibles de cada tipo, el total de IVA/IGIC y el importe total (Bruto) de la factura.
• Número y fecha de la factura.
• Aunque no es obligatorio, si la factura está pagada es recomendable que aparezca la palabra PAGADO, aunque sea escrito a mano, en algún lugar de la misma.

Si la factura refleja directamente un solo servicio o entrega simplemente tendremos que verificar que es correcta y que se corresponde con lo pactado previamente.

Al introducir las facturas deberemos introducir también los datos concernientes al pago: la fecha, forma, etc. lo cual nos permitirá realizar una previsión de pagos pendientes y las fechas en las que deberemos cumplir con dichas obligaciones.

¿QUE ES EL CRUCE DE ALBARÁN/FACTURA Y COMO REALIZARLO?

En la mayoría de las ocasiones, los proveedores nos entregan albaranes con los pedidos de producto, y al final de mes nos envían una factura con el importe total de dichas entregas. En estos casos es esencial verificar que el importe que aparece en dicha factura se corresponde exactamente con el importe de la suma de los albaranes que contiene dicha factura. A esta operación de verificación es a la que se conoce como cruce de albarán-factura.

Para el cruce de albarán factura necesitaremos que nuestro sistema nos calcule el importe total de los albaranes facturados. Si nuestro sistema informático nos muestra el mismo no tendremos muchos problemas. Si no es así deberemos calcular el total de importes de los albaranes, verificando además los precios e importes de los artículos. Un trabajo muy laborioso que si no se dispone de un sistema informático adecuado en ocasiones no se realiza, dando por buenas facturas incorrectas.

Este paso es, como decimos, laborioso de hacer a mano, pero en general se puede realizar (aunque prácticamente nadie que NO lleve un control de stock lo hace, y eso los proveedores lo saben). Sin embargo, si encontramos diferencias en los importes, encontrar por qué se producen estas es bastante complicado de resolver sin el sistema informático adecuado.

En ASIGH podemos mostrar un listado de albaranes sin facturar de cada proveedor, en él únicamente tendremos que indicarle qué albaranes del listado nos está facturando el proveedor en la factura y el sistema nos indicará el sumatorio de importes. Si el importe coincide con el de la factura, únicamente deberemos indicarle el número y fecha de la factura y el sistema nos creará la misma y marcará los albaranes como facturados.

Si el importe no coincide deberemos buscar la razón para ello, si es por cambios de precios que nos han pasado desapercibidos, por datos que hemos introducido mal, por albaranes que falten o "sobren", etc. Es en este punto donde apreciaremos la importancia de asegurarnos en cada paso que lo que introducimos en el sistema informático es completamente correcto, ya que cualquier dato incorrecto va a generar un descuadre que en ocasiones cuesta encontrar qué lo ha producido.

En el siguiente vídeo vamos a ver cómo es en realidad el circuito pedido-albarán-factura en ASIGH. Haremos dos pedidos y veremos los listados de pedidos enviados y recibidos. Después, traspasaremos los pedidos a albarán. Finalmente, realizaremos el cruce de albarán/factura.

Circuito Pedido-Albarán-Factura en ASIGH

¿QUÉ CONSEGUIMOS SI REALIZAMOS EL CIRCUITO PEDIDO-ALBARAN-FACTURA CORRECTAMENTE?

Evidentemente este circuito y control no lo realizamos porque nos guste gastar el tiempo, se hace por motivos eminentemente financieros: los resultados mejoran en varios aspectos fundamentales del negocio:

• De este circuito depende el control de los precios de compra a los proveedores, y de que en todo momento estemos informados de los cambios. Si no controlamos los precios de compra no controlaremos nuestros márgenes ni nuestros precios de venta. Y tampoco tendremos información necesaria para la negociación con proveedores, establecer prioridades en cuanto a negociación de productos, y un largo etc. Y todas ellas se traducirán inexorablemente en mayores costes. Cuando no hacemos este control lo más probable es que no veamos este problema: como no tenemos datos no podemos verlo. Pero eso no significa que el problema no existe: está ahí pero no podemos verlo ni sabemos cómo nos afecta.
• De este circuito depende el control de stock, los pedidos, las diferencias con los gastos ideales calculados por los escandallos y los errores que se pueden derivar si estos están mal hechos, los inventarios, etc. De igual manera que lo anterior sin control los problemas existirán, se traducirán en mayores costes y si no los controlamos no significa que no existan, existirán pero no sabemos verlos.
• De este circuito depende controlar que los pagos que realicemos son los correctos. Sin él es prácticamente imposible realizar el control de facturas
• De este circuito depende el generar una cuenta de explotación correcta y poder realizar planificaciones y un seguimiento diario de los resultados. Sin planificaciones no hay dirección y sin seguimiento no podemos modificar las planificaciones cuando sea necesario. Como consecuencia tendremos mayores costes, peor servicio, en la mayoría de los casos no podremos verlos, y solo probablemente lo haremos cuando el problema sea muy grave.
• De este circuito depende poder realizar una planificación financiera, con ingresos esperados y planificación correcta de pagos. Y si no se tiene esta no se puede asegurar que el dinero no se va por el desagüe.

Pero lo más importante que hemos querido reflejar en este artículo, es que tener toda esta información NO SUPONE UN MAYOR GASTO DE TIEMPO, en la mayoría de las ocasiones supone menos gasto de tiempo, porque no vamos generando problemas que luego tendremos que resolver, y porque el tiempo que se dedica es prácticamente el de hacer un pedido, y en este lleva el mismo tiempo hacerlo bien que hacerlo mal.

Gracias por leernos y hasta el siguiente artículo.

 - Eduardo Sánchez