Coeficientes de Gasto

Los coeficientes de gasto son una herramienta muy sencilla y útil que nos indica la cantidad de producto que gastamos para una cierta venta. Se obtienen dividiendo el gasto de producto de un periodo (ya sea gasto ideal o real) entre la venta de dicho periodo.

De esta manera podremos estimar el gasto para un periodo (un día, una semana…) con solo multiplicar el coeficiente por la venta prevista para dicho periodo. Los coeficientes nos ayudaran a:

• Realizar los pedidos: podemos multiplicar el coeficiente por la previsión de ventas que tengamos y obtendremos el gasto de producto previsto.
• Fijar las necesidades de preparación de producto: ya sea producto preensamblado, para descongelar, para cortar, etc.

Aunque ASIGH ya proporciona los coeficientes y calcula pedidos, preparaciones y descongelaciones automáticamente es necesario conocer cómo podemos calcularlos, no solo en caso de no contar con este tipo de soporte informático sino porque hay situaciones en los que tendremos que calcularlos manualmente, ya que los necesitaremos para periodos o productos muy concretos, para los que no nos valdrá un coeficiente calculado automáticamente sobre un periodo de tiempo amplio.

Imaginemos por ejemplo que necesitamos hacer una planificación de un producto que solo se vende un día en concreto de la semana, principalmente en el turno de noche y además para llevar. Imaginemos que de ese producto hemos vendido 100 Ud. Evidentemente no será lo mismo calcular el coeficiente dividiendo el gasto entre la venta de ese turno en concreto (imaginemos 1000 € de venta para llevar en el turno. Coeficiente = 100 Ud/1.000 € = 0,1), que si lo calculamos respecto del total de venta semanal (imaginemos 10.000 € de venta a la semana. Coeficiente 100 Ud/10.000 € = 0,01). Es pues muy importante saber cómo se han calculado los coeficientes que utilicemos, (sobre qué periodo de gasto, cómo se distribuye este gasto y sobre qué periodo de tiempo) para poder determinar si debemos utilizarlo o no, ya que puede ocurrir que un coeficiente calculado automáticamente no sea aplicable a la planificación que necesitamos.

De igual manera ocurre con la planificación de venta que utilicemos para hacer el pronóstico: debe estar ajustada al tramo para el que hagamos la previsión y coincidir con el tramo con el que se ha calculado el coeficiente. En el ejemplo que poníamos anteriormente nos había dado un coeficiente para la venta para llevar en el turno de 0,1. Si la previsión para el siguiente día en el turno y para llevar es de 1.500 € de venta nos dará una venta estimada de producto de 1.500 x 0,1 = 150 Ud, mientras que si este cálculo lo hacemos sobre la previsión de venta total del día en todos los tipos de venta (supongamos 2.500 €) el resultado sería de 2.500 € x 0,1 = 250 Ud.

Aunque en la mayoría de las ocasiones un coeficiente calculado sobre la base del gasto de un periodo de inventario o semanal no va a ser suficiente, ya que las ventas de los productos suelen distribuirse de igual manera a lo largo de la semana y los turnos, si debemos asegurarnos de que el coeficiente que utilicemos sea el adecuado, y estar atentos al tramo de tiempo para el que utilizamos la previsión de venta.

Así pues tenemos dos tipos de coeficientes:

• El coeficiente medio, calculado sobre un periodo de inventario, semanal u otra agrupación, que es el que nos va servir en la mayoría de las ocasiones.
• El coeficiente ajustado, calculado para un periodo de tiempo o producto muy concreto, para el que necesitamos un mayor ajuste.

Los pasos para calcular los coeficientes son los siguientes:

• El primer paso es decidir de qué artículos necesitamos el coeficiente, ya sea materia prima o productos de venta. Si vamos a utilizar los coeficientes para realizar pedidos deberemos calcular el coeficiente de las materias primas. Si los vamos a utilizar para preparaciones necesitaremos, además de materias primas, productos de venta.
• Como por otro lado estos coeficientes varían necesitaremos conocer la evolución de al menos 3 periodos de tiempo, ya que no es lo mismo que haya una amplia variación en los coeficientes (media inestable) a que no los haya (media estable), así como que el coeficiente de gasto vaya aumentando o vaya disminuyendo. En función de esta evolución decidiremos si cogemos el último coeficiente, calculamos una media, o incluso lo estimamos si es necesario, por ejemplo si va a comenzar una promoción y entendemos que las ventas van a subir.
• Es muy importante tener constancia de las roturas de stock. Si ha habido roturas de stock los coeficientes estarán falseados: no se ha vendido más del producto no porque no hubiera demanda, sino porque no había producto. De tal manera que con el uso del coeficientes podemos estar perpetuando el problema. Este aspecto lo podemos hacer extensivo a cualquier evento que pueda afectar de manera sustancial a las ventas: días de lluvia extrema, acontecimientos deportivos señalados, etc. Todos ellos modificarán las ventas de manera sustancial y debemos tenerlos en cuenta al trabajar con los coeficientes, ya que en caso contrario pueden inducir a error. Es muy recomendable el llevar en la unidad un listado de incidencias, agenda o similar que nos permita dejar constancia de estos hechos que han podido afectar a las ventas del turno, ya que sino, pasado un tiempo, nadie se acordará que pasó un día concreto.
• También debemos decidir si vamos a calcular el coeficiente en función del gasto real o ideal. Lo normal es calcular los coeficientes en función del gasto real, pero hay que tener presente que este gasto puede verse afectado por errores de inventario o una gestión inadecuada del producto. Así por ejemplo puede ocurrir que el gasto que obtenemos en un periodo de inventario de un artículo sea inusualmente bajo por un error de conteo y si utilizamos este coeficiente realizaremos previsiones insuficientes, por lo que será preferible usar el coeficiente de gasto ideal. En general si el gasto real está por debajo del ideal muy probablemente sea preferible calcular el coeficiente con el gasto ideal.
• Como hemos comentado anteriormente, decidir el tipo de coeficiente que necesitamos, si es un coeficiente medio (con base semanal, por ejemplo), o para un periodo ajustado de tiempo.
• La previsión de venta para el tramo de tiempo para el que necesitemos realizar la previsión: semana, día, turno, zona de venta…
• Una vez decididos los puntos anteriores solo nos resta calcular los coeficientes.
  • En el caso de ser un periodo con base semanal o de inventario, tomamos el gasto total del producto en cuestión y lo dividimos por la venta en el periodo. Para aplicarlo no es necesario que el periodo en concreto coincida con el periodo de tiempo con el que se ha calculado el coeficiente. Por ejemplo un coeficiente calculado con base semanal lo podemos utilizar para una previsión diaria: es un coeficiente medio.
  • Si es un coeficiente ajustado necesitaremos ventas y gastos de producto en el tramo en concreto para el que necesitemos el coeficiente. Es necesario que el periodo de tiempo para el que lo utilicemos coincida con el periodo de tiempo con el que se ha calculado el coeficiente.

Todo esto, como es fácil suponer, puede suponer una cantidad de cálculos importante. En el caso de usar un sistema informático que calcule directamente los coeficientes no tendremos problemas, pero en el caso de que no sea así tendremos que plantearnos de qué artículos realmente necesitamos coeficientes, ya que rara vez será de todos, ya sea porque no exigen preparación, porque los volúmenes de pedido son altos, etc. En general necesitaremos coeficientes para:

• Pedidos: Los artículos críticos (por alta rotación, artículos principales de la carta, ser muy caros, alto volumen de venta etc.), los que hayamos tenido una rotura de stock, los que tengamos importantes descuadres de inventario.
• Preparaciones de producto: los que requieran preparación y tenga corta vida útil o descongelación.
• Preensamblados: los artículos de venta que necesiten preensamblado.
• En general los artículos de compra o venta con vida útil o caducidad muy corta que nos puedan generar dificultades de control.

Debemos tener muy presentes las previsiones de ventas. Estas deben ser lo más acertadas que sea posible, ya que aunque el coeficiente esté correctamente calculado y utilizado, si la previsión de ventas falla, la planificación será errónea. Necesitaremos al menos la previsión de venta por día completo y, como hemos visto, en algunas situaciones deberemos ajustar esta previsión por tramo horario y/o zona de venta.

ASIGH calcula todos los coeficientes y previsiones automáticamente a partir del inventario y también lleva automáticamente un cálculo de los coeficientes de gasto de los últimos 21 días (3 semanas). Es decir son coeficientes medios. El coeficiente de los últimos 21 días es el que por defecto se utilizará en los cálculos. En caso de querer cambiar algún coeficiente (por ejemplo para utilizar coeficientes ajustados) nos permitirá hacerlo. ASIGH permite introducir la previsión de ventas por día, tramo horario y zona de venta, por lo que en caso de necesitar realizar previsiones ajustadas no tendremos ningún problema.

Como además contamos con la posibilidad de introducir la entrada de artículos por pedidos automáticamente, podemos introducir previsiones de ventas por día, tramo horario, zona de venta y el sistema calcula el gasto realizado de cada producto desde el último inventario (inventario perpetuo) obtenido a partir de las ventas reales podemos calcular los pedidos automáticamente, imprimirlos, mandarlos por fax, email etc. así como obtener listados de productos a descongelar, preparar (cortar, abrir, etc.) y preensamblar También tendremos un historial de los pedidos hechos, los pendientes de recibir etc. Por último, una vez que llegue el pedido, no hará falta ni darle entrada: simplemente necesitamos verificar que el pedido recibido se corresponde con lo solicitado o efectuar las correcciones que sean necesarias y especificar el número de albarán y la fecha de recepción. Todos los productos se añadirán automáticamente como entradas de producto.