Preparación y Preensamblado

En un turno en restauración nos encontraremos con unas horas de bajo volumen de ventas y otras, las horas punta, de alto volumen de venta. Como en esas horas punta se concentra mucho trabajo, necesitamos disponer de mucho personal durante pocas horas y trabajar muy rápido.

Si en lugar de tener todo el trabajo concentrado en un par de horas punta lo pudiésemos tener distribuido durante más tiempo sería más fácil organizar la unidad y dar salida a este trabajo. Esto es lo que tratamos de conseguir con toda la preparación anterior al turno fuerte, distribuir el trabajo entre la mayor cantidad de horas posibles, con lo que aprovecharemos mejor los recursos, tendremos más capacidad de producción y realizaremos un trabajo de mayor calidad, que repercutirá en un mejor servicio al cliente.

Esto es lo que hacemos con la preparación y el preensamblado, también conocido habitualmente como Mise en place: adelantar todas las tareas posibles que necesitaríamos realizar en las horas de venta alta, para que la carga de trabajo durante las mismas sea menor.

Cuando hablamos de Mise en Place o preparación y preensamblado, en puridad no nos estamos refiriendo únicamente a la cocina, sino también a tareas de sala: rellenar botelleros, limpiar y secar vajilla, preparar manteles, preparar pan y mil etc. aunque es cierto que el grueso de la preparación se va a referir a tareas de cocina.

Todas las tareas que se puedan adelantar, tanto de cocina como de sala se refieren a preparación. El preensamblado específicamente se refiere al pre-montaje de productos para que salida de los platos o productos sea más rápida. Son tareas de preensamblado por ejemplo la disponer de pizzas estiradas y con la base de salsa, por ejemplo en pizzerías, o disponer de ensaladas listas para el servicio, patatas fritas preparadas para terminar con un golpe de calor, etc.

El preensamblaje es fundamental en la gran mayoría de los negocios, pero requiere que se calcule de manera precisa para evitar desperdiciar producto, ya que la fecha de caducidad del producto preensamblado suele ser muy corta, a fin de mantener la calidad.

Como hemos comentado, en las horas punta necesitamos a concentrar mucho personal durante pocas horas y trabajar muy rápido. El problema es que no siempre es fácil encontrar el personal necesario para esas horas punta.

Por otro lado mucho personal trabajando junto en ocasiones provoca que se estorben los unos con los otros, con lo cual el rendimiento de su trabajo es menor. Ello es debido en muchas ocasiones a que las instalaciones no están preparadas para un número muy alto de personas trabajando juntas, entre otras cosas porque el metro cuadrado de alquiler es caro, y cuanto mayor tamaño podamos obtener para las zonas de venta, mejor podremos rentabilizar el negocio.

La manera de afrontar esta dificultad es "aplanar el pico de trabajo": si necesitamos hacer 10 y para hacerlo en 1 hora necesitamos 4 personas, lo que haremos será hacerlo con 2 personas, pero en 2 horas. La carga total de trabajo es la misma, pero al distribuirlo necesitamos menos personal. Y por otro lado, al no necesitar hacer las tareas con estrés y prisas, la calidad de ese trabajo será mayor y con menos errores.

A la hora de pensar en las preparaciones nos tenemos que hacer dos preguntas:

• ¿Qué hago durante el turno fuerte que podría hacer antes?
• ¿Qué podría hacer antes del turno fuerte que agilizaría el trabajo durante la hora punta?

Cuando nos hacemos estas preguntas todos conocemos una serie de respuestas: preparar productos que necesiten ser cortados o preparados, preparar cubiertos, rellenar servilleteros, montar cajas de productos para llevar, el preensamblado de algunos artículos, revisar los rollos de papel de las impresoras, etc. Estas acciones vienen en los manuales de operaciones de nuestra compañía o los hemos ido aprendiendo con nuestra experiencia en turnos.

No obstante, por nuestra experiencia, cuando vemos el desarrollo de los turnos fuertes de trabajo de nuestra unidad con estas preguntas constantemente en mente, van apareciendo poco a poco más acciones que podemos desarrollar y que nos ayudarán a organizar mejor nuestros turnos.

Esta es la labor fundamental de la gerencia durante los turnos fuertes: ver cómo se desarrolla el turno, encontrar donde se van creando los atascos en la producción y el servicio, ayudar a desatascarlos, y aprender de dicha experiencia para que, mediante una preparación más precisa, en el siguiente turno estos atascos no se produzcan, o lo hagan más tarde.

En la gran mayoría de las preparaciones anteriores al turno no vamos a tener que hacer cálculos que cuanto tenemos que preparar. No obstante en lo referido a producto y preensamblaje sí nos vamos a encontrar en ocasiones con que es necesario calcular que cantidad específicamente necesitamos preparar, ya que estas preparaciones suelen tener una fecha de caducidad corta; si preparamos de más acabará siendo desperdicio, y si preparamos de menos nos hará falta durante el turno fuerte.

Gran parte de la preparación no hará falta calcularla, porque se limitará a una cuestión de abrir una lata o bolsa o no hacerlo. En otros casos sí que habrá que hacer otros cálculos más precisos. Para la planificación de la preparación de producto necesitaremos los coeficientes de gasto de dichos productos que haya que preparar, decidir si necesitamos coeficientes medios o ajustados (Ver Guía Coeficientes), así como las previsiones de ventas para el turno, tramo horario o zona de venta en cuestión.

La preparación, dependiendo del tipo de producto, puede que tengamos que calcularla con coeficientes ajustados y con una previsión de venta específica del tramo horario o segmento de trabajo (por ejemplo, el turno de comida y el turno de cena).

De hecho será necesario hacerlo así cuando el mix de venta se modifique en función del día de la semana en que nos encontremos. Por ejemplo si ese día específico de la semana tenemos una promoción de ese producto en concreto. Otro ejemplo podría ser una pizzería que tenga que realizar sus previsiones de masa. Supongamos que hace masas medianas y grandes. El mix entre medianas y grandes variara entre un día del fin de semana y en un día laborable. En estos casos debemos servirnos de un coeficiente de gasto ajustado para cada día de la semana, o quizá uno para los días laborables y otro para los festivos.

En estos casos tendremos que calcular el coeficiente ajustado, y ver su evolución durante las cuatro últimas semanas a días iguales (la evolución del lunes, la del martes, etc.) y por segmento horario (turno de comida y turno de cena), por ejemplo y en función de esta evolución elegir el coeficiente a utilizar.

Respecto a las previsiones de venta es importante asegurarnos que estamos trabajando con la previsión más adecuada. Como hemos comentado, normalmente necesitaremos trabajar con la previsión de venta para el turno, no nos valdrá muy probablemente la del total del día, excepto que tengamos una distribución muy estable entre los turnos de desayuno, comida y cena. Incluso en esos casos, dado que las previsiones de preparación se hacen al inicio de cada turno, se podrá verificar casi siempre si la venta del turno anterior responde a las previsiones, y será preferible utilizar la previsión de venta para el turno en cuestión.

En algunos negocios deberemos incluso separar según la zona de venta, si estas pueden afectar a la distribución de la venta. Es muy importante que verifiquemos que el coeficiente que utilizamos es válido para cualquier turno, sea mañana o tarde. Si tenemos un producto que solo se vende en un turno, pongamos la bollería del desayuno, será preferible utilizar una previsión de venta específica para el desayuno, en lugar de la del total del día, y calcular el coeficiente no en función de la venta del día, sino en función de la venta en el tramo del desayuno. Si no lo hacemos así nos podremos encontrar con descuadres importantes entre lo planificado y lo real.

Una vez tomadas las decisiones comentadas anteriormente acerca de los productos a preparar, tipo de coeficiente a utilizar y previsión de ventas la mecánica es sencilla. Al comenzar el turno prepararemos un listado de los productos que debemos preparar y realizaremos el cálculo del producto que necesitaríamos para el turno: venta prevista x coeficiente x porcentaje de preparación.

El porcentaje de preparación tiene el objetivo de asegurarnos de no realizar más preparación de la debida. En principio el cálculo de coeficiente por venta prevista nos daría el total de la venta durante el turno, pero las ventas sufren altibajos, parte de los productos los venderemos antes y después del turno fuerte etc... por lo que en realidad solo necesitaremos preparar una parte de lo que esperamos vender. En qué porcentaje preparamos producto depende de cada caso específico, del total de productos, de lo que nos dificulte el tener o no el producto preparado, de la confianza que tengamos en nuestra previsión, de las fechas de caducidad del producto una vez preparado, etc.

Por ejemplo supongamos que tenemos que preparar el producto X. Este tiene un coeficiente de gasto de 0,2 unidades por cada 1.000€ de venta, pero en nuestras previsiones vemos que el coeficiente oscila entre 0,021 y 0,018. Si durante el turno de tarde prevemos vender por ejemplo 3000 euros, pero de ellos, en la hora punta vendemos 2.200 (un 73%), podríamos tomas estos datos para nuestra previsión: 2.200€ (previsión de venta durante la hora punta) x 0,018 (coeficiente de gasto) x 0,90 (margen de seguridad, planificamos para tener preparado el 90% de la venta) = 35,64 €, es decir 35-36 unidades del producto.